Tracciamento dei veicoli e privacy del guidatore: cosa dicono le normative?

Uno dei principali ostacoli all’adozione di soluzioni per il tracciamento di flotte aziendali è costituito dalla gestione della privacy. La privacy del guidatore, infatti, impone, oltre al consenso da parte degli interessati, anche l’adozione di soluzioni conformi ai requisiti imposti dal GDPR. Il tracciamento dei veicoli e la privacy del guidatore sono oggetto di molte discussioni in merito all’interpretazione delle normative.

Sono molti i benefici derivanti dall’adozione di una soluzione di tracciamento e connessione di una flotta aziendale. Una migliore organizzazione delle operazioni, una aumentata efficienza, una riduzione dei costi e un aumento della sicurezza dei mezzi e del personale.

In questo scenario, tuttavia, il gestore della flotta si trova a dover affrontare il problema della gestione della privacy, che va affrontato con i giusti strumenti operativi. I prodotti software e i dispositivi di tracciamento utilizzati debbono supportare adeguatamente gli aspetti legati alla privacy.

Questa problematica è il primo dei principali ostacoli all’adozione di questo genere di tecnologie. Tecnologie che a causa anche della pandemia consentirebbero di poter gestire le flotte anche da remoto, sfruttando servizi applicativi cloud.

I benefici di poter tenere traccia dei dati della propria flotta in tempo reale e monitorarne l’efficienza sono ormai conclamati ed accettati. Un report di Verizon Connect, basato sul mercato americano, indica che la percentuale di flotte che utilizzano il GPS è aumentato del 72% nel 2020. Si è osservata, in media, una riduzione dei costi per il carburante dell’8%, un miglioramento dell’efficienza operativa del 10% ed una riduzione degli incidenti dell’11% rispetto al 2019.

Il sistema di rilevamento del veicolo si basa su un dispositivo installato a bordo che è in grado di interagire con una rete di satelliti che consentono di individuarne l’esatta posizione, espressa come coordinate georeferenziate (GPS). Dato che di norma la posizione del veicolo esprime anche quella del soggetto che ne è alla guida, si può andare facilmente in conflitto con le norme dello Statuto dei Lavoratori che regolano e disciplinano il potere di vigilanza e controllo del datore di lavoro sui dipendenti. Ne risultano escluse quelle situazioni in cui vengono utilizzati dal lavoratore strumenti di questo tipo per svolgere la prestazione lavorativa.

In particolare, la norma a cui ci si riferisce è l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L.300/1970), modificato dal D.Lgs. n.151/2015 (attuativo di una delle deleghe contenute nel “Jobs Act” di cui alla Legge n.183/2014).

Tale normativa non ricusa la possibilità di controllo a distanza, ma lo ritiene legittimo e non in conflitto con la tutela della dignità e libertà dei lavoratori, a condizione che gli strumenti utilizzati siano impiegati esclusivamente “per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali”.

Come ottenere l’autorizzazione

La normativa prevede in via prioritaria un accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali e, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione o in più regioni, un accordo stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In tale accordo si fa esplicito riferimento agli scopi ed alle tecnologie utilizzate per il tracciamento dei veicoli aziendali in relazione al rispetto della privacy del guidatore

Cosa fare in mancanza di un accordo specifico?

Se in azienda non sono stati eletti rappresentanti sindacali aziendali (RSA) o rappresentanti sindacali unitari (RSU) oppure, pur essendo presenti in azienda RSA o RSU, non si è trovato un accordo ed è stato sottoscritto un verbale di mancato accordo in relazione all’utilizzo del sistema di localizzazione satellitare, si può richiedere un’autorizzazione alle sedi territoriali dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro, o nel caso di imprese dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, alla sede centrale dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.

A tale domanda deve essere allegata una relazione firmata dal legale rappresentante che espliciti in maniera dettagliata le motivazioni per le quali si richiede l’autorizzazione al tracciamento dei veicoli dettagliando le esigenze organizzative e produttive, di sicurezza sul lavoro e di tutela del patrimonio aziendale, nel rispetto della .

Inoltre, devono essere descritte in dettaglio le modalità di funzionamento del sistema satellitare, possibilmente allegando schede tecniche degli elementi che lo compongono.

Va posta particolare attenzione al fatto che la succitata normativa, al comma 3, richiama esplicitamente il GDPR: “Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196”.

Ne consegue che, nel caso il tracciamento consenta l’identificazione del conducente, l’attività di geolocalizzazione si configura come un vero e proprio trattamento di dati personali, e come tale va effettuato nel rispetto di quanto stabilito dalle normative sulla privacy.

GDPR e Tracciamento mezzi con identificazione del guidatore.

Prima ancora di definire le tecnologie utilizzate e verificarne le funzionalità, il Titolare del trattamento deve effettuare una valutazione dell’impatto del trattamento per garantire un criterio di proporzionalità tra il legittimo interesse del Titolare ed il rispetto della privacy del lavoratore.

Il GDPR individua dei principi base che costituiscono il riferimento per la progettazione di qualsiasi trattamento. Questi sono la “Privacy by Design”, ovvero la necessità di analizzare e definire gli aspetti legati al trattamento dei dati personali al momento della progettazione del sistema, e la “Privacy by Default”, ovvero l’impostazione automatica nei processi di trattamento dei livelli massimi di protezione.

Risulta evidente come questi aspetti abbiano impatto sia nelle scelta delle tecnologie da utilizzare. Tecnologie che devono garantire un adeguato livello di funzionalità specifiche per la protezione dei dati nei processi organizzativi.

 

Processi che debbono definire con precisione:

• il livello minimo indispensabile dei dati trattati;
• la durata minima del trattamento in funzione degli obiettivi;
• un’analisi dei rischi, corredata da una valutazione dell’impatto in caso di violazione.

A supporto della comprensione e corretta valutazione degli aspetti normativi sopra citati è utile la consultazione del Provvedimento del Garante della Privacy “Sistemi di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro – 4 Ottobre 2011 [1850581]” – Registro dei provvedimenti n.370.

In tale provvedimento, infatti, si chiariscono molti degli aspetti più controversi rispetto alla motivazione genericamente adottata, ovvero “localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro per soddisfare esigenze organizzative, produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro”. I principali fattori da tenere in considerazione per stabilire la liceità del trattamento sono illustrati nel seguito.

Il bilanciamento degli interessi

ovvero il succitato criterio di proporzionalità tra il legittimo interesse del Titolare e la privacy del lavoratore.

Alcuni esempi sono:

• impiego dei sistemi in esame per soddisfare esigenze logistiche (consentendo di impartire tempestive istruzioni al conducente del veicolo oggetto di localizzazione);
• per elaborare rapporti di guida allo scopo di commisurare il tempo di lavoro del conducente – con la conseguente determinazione della retribuzione dovuta;
• commisurare i costi da imputare alla clientela e assicurare una più efficiente gestione e manutenzione del parco veicoli. Gestione che comporta effetti vantaggiosi anche sulla sicurezza sul lavoro e per la sicurezza della collettività.

Il principio di pertinenza e non eccedenza

Tale principio impone di conservare solo il minimo dei dati pertinenti e non eccedenti lo scopo del trattamento, come, ad esempio:

• l’ubicazione del veicolo,
• la distanza percorsa,
• i tempi di percorrenza,
• il carburante consumato
• la velocità media del veicolo (restando riservata alle competenti autorità la contestazione di eventuali violazioni dei limiti di velocità fissati dal codice della strada).

Nel rispetto del principio di necessità la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento. Il monitoraggio va effettuato solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite.

L’informativa agli interessati

Dovranno essere forniti agli interessati tutte le informazioni sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del sistema. Va anche evidenziato tramite opportune indicazioni che il veicolo è soggetto a localizzazione.

Responsabili e incaricati del trattamento dei dati di localizzazione

I dati relativi alla localizzazione dei veicoli devono essere tracciati unicamente dagli incaricati. In funzione delle mansioni svolte, essi devono poter accedere alle informazioni per dare attuazione ai propri compiti. I soggetti terzi, ovvero le imprese che offrono i servizi, le piattaforme software e gli apparati per la localizzazione, devono essere nominati “responsabili del trattamento”. È cura del Titolare del trattamento impartire le necessarie istruzioni e verificarne la conformità in ordine all’utilizzo legittimo dei dati raccolti.

Requisiti delle applicazioni di tracciamento veicoli nel rispetto della privacy del guidatore

Alla luce di quanto esposto, la scelta di una soluzione applicativa e dei dispositivi da utilizzare deve essere effettuata verificando che le funzionalità messe a disposizione facilitino l’applicazione delle normative.

In sintesi, possiamo riassumere qui alcune delle funzioni indispensabili:

Accesso al sistema da parte degli operatori abilitati con credenziali personali, tali da assicurare senza alcun dubbio o possibilità di contestazione l’identità di chi accede.

Log di tutti gli accessi alle informazioni di localizzazione e tracciamento, con registrazione da parte dell’operatore della motivazione dell’accesso.

Possibilità di stabilire con facilità il tempo di conservazione, con eliminazione automatica dei dati non più necessari alle finalità individuate.

Individuazione certa del guidatore, mediante chiave di sblocco elettronica del veicolo, nel caso questo aspetto sia fondamentale per le finalità del trattamento.

Nel caso di utilizzo promiscuo del veicolo soggetto a localizzazione, deve essere possibile per il guidatore disattivare il sistema di tracciamento

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