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Video collaboration: come incrementare la produttività e ottimizzare la gestione documentale

27 Maggio 2022

Una video collaboration sicura e affidabile rappresenta uno degli elementi chiave a sostegno della produttività nel digital workspace: se infatti, da un lato, il ricorso al lavoro da remoto è ormai lo standard della nuova normalità, dall’altro rappresenta un pericolo per la sicurezza dei dati (e quindi per la business continuity e per la reputazione aziendale). I numeri parlano chiaro e non lasciando alcun dubbio in merito alle decisioni da prendere: secondo gli ultimi dati resi noti dall’Osservatorio Cybersecurity & Data Protection della School of Management del Politecnico di Milano, infatti, nel 2021 il 31% delle grandi imprese italiane ha rilevato un aumento degli attacchi informatici. In particolare, le applicazioni di video collaboration e meeting virtuali sono un bersaglio sempre più allettante per i criminali informatici: il caso che ha suscitato maggiore clamore ha coinvolto la piattaforma Zoom, vittima del cosiddetto fenomeno dello zoombombing. In pratica, utenti non registrati hanno “fatto irruzione” in diverse riunioni online sia per condividere contenuti inappropriati che – cosa ancor più grave – per trafugare dati sensibili e registrazioni (poi pubblicati online)

Sicurezza e user experience: come abilitare una video collaboration al passo con i tempi 

Gli spiragli che le pratiche di video collaboration lasciano pericolosamente aperti a favore dei criminali informatici sono dunque evidenti, d’altro canto però il perimetro aziendale è ormai liquido e le riunioni online sono all’ordine del giorno: la loro importanza è fuori discussione. A fronte di questo scenario, è fondamentale rivedere i processi e implementare soluzioni tecnologiche in grado di ottimizzare il nuovo assetto operativo. Due sono le priorità che i responsabili aziendali hanno su questo fronte: offrire ai dipendenti un’esperienza d’uso pienamente fluida e soddisfacente e, nel contempo, assicurare la protezione, la conformità e la riservatezza delle informazioni che vengono scambiate durante riunioni, incontri, CdA e comitati online. Nei prossimi paragrafi, analizzeremo le necessità da soddisfare nell’era della video collaboration, le criticità a cui si rischia di andare incontro e le caratteristiche chiave da considerare per identificare una soluzione di gestione documentale al passo con l’era della video collaboration. 

I requisiti: come incrementare la produttività nel digital workspace? 

Per abilitare flussi di lavoro fluidi ed efficienti all’interno dell’ecosistema digitale, il punto di partenza è dunque permettere alle persone di poter condividere in maniera estemporanea e sicura qualsiasi tipo di informazione e di poterlo fare da qualsiasi dispositivo (a sostegno del modello Choose Your Own Device, sempre più diffuso) e da qualunque luogo di connessione, anche in mobilità. Il tutto, garantendo ai responsabili aziendali la massima visibilità su ogni processo. Da non sottovalutare anche il requisito di integrabilità: le soluzioni di document management devono garantire la piena compatibilità con gli altri sistemi già in uso in azienda. 

Nello specifico, all’interno di questo paradigma, la video collaboration rappresenta senza dubbio una delle funzionalità più utili per abbattere le barriere dovute alla distanza fisica e sfruttare al massimo le potenzialità del digital workspace: visualizzare e lavorare lo stesso documento da remoto durante le riunioni online è ormai la norma nella maggior parte degli uffici. Deve diventare anche un processo fluido e sicuro.  

Le criticità: cosa blocca l’abilitazione di una video collaboration davvero efficace? 

Solitamente, per collaborare durante le riunioni da remoto si utilizzano i comuni sistemi di videoconferenza attraverso i quali viene condiviso lo schermo. E chiunque abbia partecipato almeno una volta a un meeting di questo tipo, sa bene che gli intoppi sono dietro l’angolo: cattiva qualità audio e video, interruzioni di connessione e collegamenti che saltano sono eventualità che compromettono la buona riuscita dell’incontro. Il punto è che, per una resa ottimale, ogni partecipante dovrebbe disporre di una connessione a internet potente e stabile: uno scenario non sempre possibile, soprattutto se ci si connette da reti domestiche o mobili. E non è tutto. Un problema ancora più grave a cui si rischia di andare incontro è quello della sicurezza: durante le riunioni da remoto, spesso, occorre condividere anche documenti riservati e contenenti informazioni sensibili. In questo caso, è fondamentale evitare perdite di dati e violazioni della privacy: se qualcosa dovesse andare storto su questo fronte, le conseguenze sarebbero davvero gravi per il business nel suo complesso.  

La soluzione: quali funzionalità implementare per una video collaboration ideale? 

Una funzionalità di video collaboration, per offrire il massimo della performance, deve essere integrata come opzione all’interno del sistema di condivisione dei documenti: in pratica, l’ideale è dare agli utenti che sono abilitati alla visualizzazione di un documento la possibilità di collegarsi via video, rimanendo all’interno della stessa piattaforma. Dal punto di vista della user experience, questo tipo di soluzione permette di ridurre drasticamente la quantità di dati necessari per il collegamento e la video collaboration. Ogni file, infatti, essendo caricato all’interno della piattaforma, è disponibile in modo sincronizzato su tutti i dispositivi abilitati. Grazie a questa funzionalità, inoltre, le persone collegate in smart working o in mobilità che non dispongono di una buona connessione internet possono connettersi attivando solo l’audio (continuando a vedere i documenti, perché disponibili nell’applicazione). In merito alla sicurezza, invece, le caratteristiche da ricercare in un sistema di video collaboration ottimale sono l’utilizzo dei più avanzati sistemi cifratura dei documenti (con crittografia end to end), accessi protetti da password gestite dal sistema e registrazione dei log delle attività, a garanzia della piena conformità normativa. 

La soluzione ideale per la video collaboration – con tutte queste funzionalità e molte altre – esiste già: si tratta AWDoc, la piattaforma di gestione documentale di AWTech creata per portare la discussione da remoto dei documenti di lavoro a un livello di efficacia e sicurezza mai sperimentato prima. 

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