Topbar social

Software gestione PEC: come scegliere la soluzione giusta

3 Giugno 2021

Documenti di qualsiasi natura sono ormai per lo più scambiati via mail e spesso mediante posta elettronica certificata, ovvero utilizzando mail che hanno valore legale. Un software per la gestione delle PEC rappresenta quindi uno strumento indispensabile per lavorare in modo strutturato e metodico centralizzando l’archiviazione, consultazione e conservazione delle PEC, anche se di diversi fornitori. 

Che cos’è la Posta Elettronica Certificata e cosa sono i software gestione PEC 

La PEC  è uno strumento di comunicazione che concettualmente si avvicina alla raccomandata con ricevuta di ritorno, in pratica, con la PEC viene certificato che un messaggio di posta elettronica (quindi digitale e non cartaceo, come nel caso della raccomandata) è stato inviato e consegnato e se ne assicura la possibilità d’uso anche in caso di contenzioso. Dal punto di vista tecnico, tale messaggio diviene un pacchetto di dati (busta di trasporto) sottoscritto con firma elettronica a garanzia della provenienza, integrità e autenticità richieste per essere valido. 

Organizzare in maniera efficace le PEC si traduce nell’archiviare le ricevute di accettazione e consegna del messaggio elettronico, ma anche nel gestire in modo efficace tutti i documenti che vengono trasmessi, considerando che spesso si hanno più caselle di posta certificata

È importante ricordare che i gestori di posta certificata hanno l’obbligo di conservare la prova di consegna ma solo per un periodo di 30 mesi, mentre la legislazione sulla conservazione dei documenti fissa tale periodo in 10 anni, un intervallo molto lungo in cui è possibile per esempio cambiare provider. Questo è uno dei principali motivi per cui è preferibile rivolgersi a un provider indipendente per implementare un software gestione PEC. 

Software gestione PEC aziendale, perché serve? 

In primo luogo, un software gestione PEC è una piattaforma che serve per semplificare e centralizzare l’amministrazione di un numero elevato di caselle di posta elettronica certificata e di account. Si occupa quindi di organizzare i contenuti e di tenere correttamente collegati ricevute e messaggi. Suddivide questi ultimi per tipologie classificandoli, per esempio, in relazione ai diversi processi aziendali. 

Inoltre, mediante un software di gestione PEC è possibile definire policy di accesso e permessi ai documenti in modo flessibile e adattabile a ciascuna organizzazione. 

A questo punto, sarà molto più facile per gli operatori, oltre che per gli amministratori di sistema, risalire a tutte le informazioni di cui hanno bisogno. 

PEC manager, i principali criteri da considerare per individuare il software gestione PEC aziendale ideale 

Il compito prioritario di un software gestione PEC è quello di classificare tutte le PEC ed organizzarle in modo strutturato, fornendo vari criteri di ricerca. Inoltre, deve provvedere alla conservazione a norma delle PEC, in modo da garantirne la validità legale per il tempo stabilito. Centralizzare la conservazione delle PEC di fornitori diversi è molto importante in quanto semplifica le attività di ricerca ed esibizione e fornisce un unico punto di accesso ai dati in conservazione. 

Per una gestione efficace dei messaggi di posta elettronica, il software gestione PEC si connette in automatico alle caselle postali definite e, in modo trasparente all’utente (che continua ad utilizzare per gli invii gli strumenti abituali), classifica ed archivia tutte le mail, in modo da poterle recuperare utilizzando filtri, categorie e strumenti di ricerca a testo libero. 

La dashboard per amministrare le politiche di archiviazione deve, inoltre, dare una vista puntuale dello stato di catalogazione, far emergere eventuali problemi contribuendo a un workflow agile e, ove possibile, automatizzato.  

Una funzionalità particolarmente utile è quella che permette la creazione di una classificazione predisposta per determinate aree tematicheche si ritiene utile aggregare ed utilizzare in caso di contenziosi o altre ragioni organizzative. 

Un software di gestione PEC evoluto si integra in modo rapido ed efficace con i sistemi di conservazione digitale a norma, concentra le informazioni in un unico sistema aggregato, integrabile con altre applicazioni, rappresentando così un tassello fondamentale di un più ampio processo di trasformazione digitale