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Software gestione documenti elettronici: come scegliere quello giusto per il tuo business

1 Giugno 2022

Un software per la gestione dei documenti elettronici è un vero alleato per semplificare e ottimizzare i processi in azienda. Tuttavia, scegliere quello più adatto non è semplice: il mercato offre infatti numerose alternative per cui potrebbe risultare complesso effettuare una valutazione, soprattutto se non si hanno competenze specifiche e professionali in materia. Ci si potrebbe anche chiedere, tra le tante funzioni disponibili, quali siano effettivamente quelle utili per le proprie necessità, per non eccedere con il costo e spendere per avere caratteristiche che in realtà non servono. Ecco, dunque, un vademecum per scegliere in maniera oculata il gestionale migliore per il proprio business.  

Software gestione documenti elettronici, perché in cloud è meglio 

Nello scegliere un software di gestione dei documenti elettronici è meglio valutare una soluzione in cloud. Tale innovazione viene sempre più privilegiata, basti pensare che, come spiegano i dati dell’Osservatorio Cloud Transformation del Politecnico di Milano, nel 2021 il mercato del cloud in Italia valeva 3,84 miliardi di euro, cifra che indica una crescita del 16% rispetto all’anno precedente. 

Del resto, i vantaggi immediatamente riconoscibili del cloud sono, tra gli altri: 

  • soluzione “chiavi in mano”: non ci sarà bisogno di procedere a installazioni complicate sui propri sistemi aziendali, in quanto si usufruirà del servizio ma la sua gestione sarà in outsourcing. Il provider si occuperà di ogni aspetto tecnico, compresi gli aggiornamenti; 
  • Flessibilità: si potrà utilizzare il software ovunque e da qualunque dispositivo. La continuità operativa quindi sarà supportata, in quanto non sarà affatto necessario trovarsi in ufficio per adempiere in maniera efficiente alle attività previste. Dunque, è utilizzabile anche da remoto
  • Possibilità di integrazione con i sistemi aziendali, al fine di facilitare i flussi informativi; 
  • Scalabilità: il cloud è conveniente anche dal punto di vista economico. Grazie alle sue peculiarità tecniche, improntate come visto a una estrema flessibilità di utilizzo, consente di spendere per le funzioni che effettivamente si utilizzano, senza che vi siano costi occulti o extra. 

Oltre a queste caratteristiche, si aggiunge anche il valore della semplicità. Per esempio, nel valutare un’applicazione per la gestione documentale basata su cloud, è importante constatare che offra a portata di mano una serie di servizi e funzioni attraverso un’interfaccia user friendly, intuitiva, in modo che non sia necessario investire in formazione per fare in modo che gli operatori imparino a utilizzarla. 

L’importanza della sicurezza per il software di gestione dei documenti elettronici 

Il software di gestione dei documenti elettronici ha il delicato compito di supportare le funzioni di formazione, condivisione e trasmissione dei contenuti dell’azienda. Dai contratti, ai documenti necessari al Consiglio d’amministrazione, agli atti e ai verbali, spesso si tratta di file di importanza rilevante per l’impresa, che contengono dati sensibili. È importante quindi che il software: 

  • sia stato realizzato secondo i principi di privacy by default e privacy by design, previsti dal regolamento europeo sulla data protection GDPR: ciò significa che la protezione dei dati deve essere stata contemplata sin dalle fasi di progettazione dell’applicazione, prevedendo adeguate misure a tutela della privacy; 
  • sia integrabile con sistemi di firma digitale, per conferire validità legale ai documenti da sottoscrivere; 
  • includa misure di security come la crittografia e la filigrana personalizzata, a maggiore tutela sia del contenuto che dell’origine dei documenti; 
  • permetta di svolgere ogni fase di una procedura, come per esempio la gestione documentale a monte dell’organizzazione di un CDA, in un unico ambiente di lavoro, per evitare la diffusione dei documenti al di fuori del contesto virtuale aziendale.  

Dotandosi di un software con queste caratteristiche, si potrà oltretutto avere la certezza di svolgere la propria attività in adeguamento alle normative sulla privacy, sia nazionali che europee. La sicurezza, infatti, è una priorità. Per fare un esempio concreto, si pensi all’eventualità di un dipendente che in modo involontario clicchi su un link malevolo inviato alla mail aziendale, pensando si tratti di un collegamento lecito: una situazione che può mettere in pericolo i sistemi di un’impresa. Con una piattaforma in cloud realizzata con attenzione alla sicurezza, si evita il problema perché i documenti risiedono, cifrati, in un ambiente protetto e isolato da quanto accade sul computer locale dell’utente.  

Il ruolo del fornitore del software di gestione documenti elettronici 

Oltre a questi aspetti tecnici, un fattore da non trascurare è quello legato al service provider. Il fornitore dell’applicazione, infatti, è una figura di rilevanza primaria. A lui è demandata la gestione in outsourcing del servizio, quindi è importante non solo che sia esperto del settore e che sia sempre aggiornato sulle novità tecniche e legislative, ma che sappia accompagnare il cliente nelle diverse attività, fornendo assistenza e supporto in caso di necessità. L’obiettivo anche in questo caso è la semplificazione del lavoro, dando rapida risoluzione ai problemi che possono sorgere e garantendo la business continuity.

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