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Sistemi di videoconferenza: più sicurezza e controllo dei documenti con AWDoc

9 Marzo 2022

I sistemi di videoconferenza rappresentano uno degli strumenti chiave attraverso cui oggi aziende e professionisti svolgono le proprie attività, alla luce delle dinamiche che negli ultimi due anni hanno proiettato l’operatività all’interno di un ecosistema sempre più digitale, fluido e senza confini di spazio. Nello specifico, poter condividere con i propri interlocutori documenti online in tempo reale, durante le riunioni virtuali, è uno step fondamentale, specialmente quando le riunioni coinvolgono aspetti di governance, come i Consigli di Amministrazione, i Comitati e tutti quei contesti dove la riservatezza e la sicurezza in merito alle informazioni trattate è fondamentale. Obiettivi di affidabilità, semplicità d’uso e massima sicurezza possono essere soddisfatti solo attraverso sistemi di videoconferenza e gestione documentale integrati: riuscire a interagire, collaborare e condividere materiale facilmente, infatti, è importante tanto quanto garantire la riservatezza dei documenti trattati e la conformità normativa.  

Informazioni condivise attraverso sistemi di videoconferenza: le sfide da affrontare 

Utilizzare sistemi di videoconferenza per condurre incontri, riunioni o CDA pone dunque i responsabili aziendali di fronte a diverse sfide: garantire un’esperienza utente fluida e soddisfacente, abilitare la collaborazione tra diversi utenti connessi da casa, da altre sedi o in mobilità e garantire i più avanzati standard di sicurezza e compliance. Solitamente, gli incontri da remoto avvengono attraverso classici sistemi di videoconferenza che prevedono la condivisione dello schermo. Questo tipo di soluzioni, però, possono rivelarsi non ottimali: affinché tutto funzioni per il meglio, infatti, i partecipanti alla riunione devono disporre di una connessione internet stabile e veloce e questo, lo sappiamo bene, non è sempre possibile. Se tale requisito non viene soddisfatto, il rischio è di incappare in malfunzionamenti audio o video che trasformano la riunione in un’esperienza frustrante e in una inutile perdita di tempo per tutti.  Non solo: nel caso in cui si debbano condividere atti non ancora ufficiali, accordi in fase di definizione o documenti confidenziali è fondamentale rispettare la normativa e proteggere i dati per evitare perdite di informazioni e violazioni della privacy: diventa dunque fondamentale adottare una soluzione gestionale realizzata appositamente per soddisfare anche questi stringenti criteri di sicurezza.  

Superare le criticità tipiche dei sistemi di videoconferenza: riunioni efficaci con AWDoc 

Tutti i problemi e le vulnerabilità dei classici sistemi di videoconferenza che abbiamo appena elencato possono essere facilmente superati grazie ad AWDoc, l’evoluto sistema di gestione documentale firmato AWTech. Grazie a questa soluzione, i documenti, una volta caricati all’interno della biblioteca AWDoc, si trovano sincronizzati sui dispositivi degli utenti coinvolti nella riunione, riducendo al minimo la quantità di dati scambiata dai sistemi di videoconferenza durante il collegamento. Dal punto di vista della user experience, il passo avanti è epocale: con la modalità meeting di AWDoc, infatti, è possibile discutere documenti condivisi in gruppo anche solo via audio, attraverso un semplice smartphone connesso a un collegamento internet di base. Il sistema di videoconferenza – che può essere eventualmente affiancato a questa funzionalità – non deve dunque più “reggere” il peso di pagine e pagine di fascicoli condivisi. Attraverso la modalità “Relatore”, il controllo dei documenti visualizzati dai singoli utenti viene gestito dal conduttore della riunione: quando quest’ultimo avvia un documento, lo stesso file verrà aperto su tutti i dispositivi connessi – siano essi computer, smartphone o tablet – e quando il relatore sfoglia le pagine della pratica digitale o ne evidenzia alcune parti, la stessa operazione viene replicata in tempo reale, automaticamente, sugli schermi in uso a tutti gli altri utenti. A supporto delle riunioni virtuali, inoltre, viene generato automaticamente dal sistema un indice di consultazione dei documenti all’ordine del giorno e, se richiesto, vengono sincronizzati eventuali annotazioni e commenti.

Il modulo videoconferenza si integra perfettamente con la gestione dei meeting e consente di aggiungere alle funzioni di condivisione dei documenti tipiche di AWDoc la dimensione video. 

La caratteristica unica di questa soluzione è quella di modificare completamente il paradigma tipico delle riunioni in videoconferenza a cui siamo abituati. Non sarà più necessario gestire canali separati di comunicazione, attivare le videoconferenze, inviare i link ai partecipanti, ecc…, infatti la funzionalità di videoconferenza comparirà come una opzione della condivisione dei documenti di una cartella “meeting”: gli utenti che abilitati alla visualizzazione della cartella vedranno comparire la possibilità di collegarsi in video, mantenendo la possibilità di visualizzare in ambiente sicuro e protetto i documenti gestiti dalla piattaforma AWDoc. Il relatore potrà inoltre attivare o meno il controllo della paginazione dei documenti su tutti i dispositivi collegati. 

La videoconferenza sarà gestita dai server AWDoc, nella massima sicurezza e riservatezza, senza inviare i propri dati a server di terze parti, la cui sicurezza non è regolata da nessun accordo, esponendo l’Azienda a possibili fughe di notizie non controllate. Normalmente, infatti, nei sistemi di videoconferenza più diffusi si invia ai partecipanti un iperlink, che costituisce il solo titolo di accesso alla riunione. Con AWDoc il controllo di accesso è invece regolato dalle stringenti metodologie di controllo applicabili, che arrivano fino alla autenticazione a due fasi. 

La condivisione dei documenti in riunioni e CDA è protetta: le funzioni di sicurezza di AWDoc 

La piattaforma AWDoc integra nativamente funzioni avanzate di protezione dei dati, grazie alle quali garantisce piena sicurezza anche in caso di riunioni in cui, attraverso sistemi di videoconferenza, siano discusse informazioni riservate, come per esempio i consigli di amministrazione. In pratica, tutti i documenti gestiti all’interno della soluzione sono nativamente cifrati attraverso le più aggiornate tecnologie di crittografia end to end (le chiavi di cifratura, in questo modo, non sono conosciute nemmeno dagli amministratori di sistema). Non solo: attraverso accessi protetti da password gestite dal sistema e la registrazione dei log delle attività, AWDoc garantisce piena conformità alle più recenti normative in materia di privacy, GDPR compreso. In questo modo, anche i meeting effettuati attraverso sistemi di videoconferenza potranno essere gestiti con i più alti livelli di protezione a oggi disponibili.  

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