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Protezione documenti: le condivisioni tra PC espongono a problemi. Evitarli è facile.

16 Marzo 2022

Allegati via e-mail, download e upload continui, salvataggi su hardware: azioni che non garantiscono la protezione dei documenti e che, adottando le giuste soluzioni digitali, nemmeno sono poi così necessarie. Si può affrontare la condivisione di dati, documenti e informazioni anche senza una trasmissione da computer a computer. La rivoluzione nella gestione di questi processi è possibile introducendo nella quotidianità della propria azienda una piattaforma in cloud che permetta di operare in un unico ambiente di lavoro virtuale, mantenendo i documenti al sicuro entro un perimetro circostanziato, accessibile solo a soggetti autorizzati e dotato delle necessarie misure a protezione dei contenuti, in conformità alla normativa sulla privacy e sulla creazione e gestione dei documenti informatici.  

Proteggere i documenti: i potenziali rischi della condivisione 

Per capire quanto sia fondamentale garantire la protezione dei documenti, prendiamo l’esempio di un’azienda che sia in procinto di organizzare un consiglio d’amministrazione. La procedura richiede uno scambio di documenti e informazioni che possono contenere elementi sensibili per l’impresa. Dati magari strategici, di cui è importante mantenere la riservatezza in vista della riunione ed evitare che siano diffusi, per evitare conseguenze potenzialmente nocive per l’azienda. Una gestione tradizionale di questa fase può comportare rischi come: 

  • Errori umani: come inviare il materiale a un destinatario sbagliato, perdere una chiavetta USB, non aver salvato adeguatamente sul proprio computer il materiale e dunque comprometterlo. 
  • Disguidi tecnici: come un formato di file che il destinatario non riesce ad aprire, una mail non inviata correttamente per errori di connessione o non ricevuta perché – banalmente – la casella di posta è piena. 
  • Azioni dolose: come un dipendente infedele che si appropria delle informazioni per farne un uso spregiudicato, o come la possibilità di subire un data breach da parte di malintenzionati nel momento in cui si condividono i dati in quanto il sistema informatico che si sta utilizzando presenta vulnerabilità. 

Per ognuno di questi esempi pratici la conseguenza sarà una situazione nociva per l’azienda, con conseguenze difficili da gestire che possono impattare sul mercato, sulla reputazione, sul budget e riguardare anche il rapporto con clienti e fornitori. Tuttavia, tutte queste situazioni possono essere evitate grazie alla digitalizzazione dei processi che, ricordiamolo, non consiste in una mera informatizzazione delle attività ma in una vera ridefinizione delle operazioni per renderle più efficienti, eliminando fasi superflue o rischiose.  

Come assicurare la protezione dei documenti 

La soluzione per evitare di svolgere in modo tradizionale la condivisione documentale da computer a computer è innanzitutto quella di introdurre uno strumento che consenta di effettuare ogni fase della gestione dei documenti in un unico ambiente di lavoro. Una piattaforma cloud native risponde a questo requisito. Il cloud, infatti, offre uno spazio virtuale in cui i documenti possono essere custoditi, organizzati, creati e gestiti in modo sicuro, oltretutto garantendo la possibilità di personalizzazione secondo le proprie necessità. L’integrazione con i sistemi aziendali permette inoltre di rendere più fluidi e sicuri i processi. 

È fondamentale che la soluzione sia conforme alla normativa sulla protezione dei dati, rispettando i principi del GDPR che prevedono impostazioni privacy by design e privacy by default. Tra le misure di sicurezza più efficaci c’è sicuramente la crittografia del contenuto dei documenti, che può essere decifrata solo da chi dispone delle chiavi necessarie. Altri utili sistemi sono la possibilità di impostare differenti livelli di accesso alle informazioni, autorizzando solo soggetti scelti, oltre all’integrazione con soluzioni di firma elettronica avanzata per validare in modo rapido ed efficace la documentazione da sottoscrivere. In questo modo non sarà più necessario dover scaricare o stampare contratti, verbali e altri atti, tutto potrà essere gestito in via digitale garantendo la protezione dei documenti.