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Normativa dell’archiviazione sostitutiva: come essere compliant

12 Febbraio 2021

Custodire i documenti informatici nel proprio computer o nei server aziendali, semplicemente come copie digitali, non è sufficiente per conservarli in modo adeguato a soddisfare le normative, oltre a porre seri problemi di sicurezza e di riservatezza delle informazioni. 

Per questo è necessario adottare un sistema di archiviazione sostitutiva come da normativa. Il Codice dell’amministrazione digitale in Italia stabilisce le regole affinché venga garantita l’autenticità e l’immutabilità del patrimonio documentale di enti pubblici, aziende e professionisti, con benefici anche nell’operatività quotidiana. Infatti, grazie a un’idonea conservazione digitale, sarà più semplice e veloce la gestione dei documenti, con risparmi di costi e tempi.  

Archiviazione sostitutiva normativa: cosa dice il CAD 

Innanzitutto, va precisato che la conservazione a norma (termine tecnico cui sovente viene associato come sinonimo archiviazione sostitutiva) consiste in un processo per salvare in digitale, attraverso un apposito strumento informatico, fascicoli e documenti di varia natura. L’elenco dei documenti che vanno archiviati secondo tali modalità si evincono da diversi testi normativi, come per esempio il Codice Civile, che permette di includere nella lista varie tipologie documentali, come ad esempio: contratti, LUL, CU, PEC, e più in generale tutti quei documenti informatici che l’azienda è tenuta a conservare, garantendone la validità legale, per il tempo previsto dalla legge.  

Le regole che definiscono in che modo devono essere conservati adeguatamente i documenti sono stabilite dal Codice dell’amministrazione digitale – CAD. In particolare, all’articolo 44 si precisa che la conservazione a norma debba garantire per sempre le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. La caratteristica dell’autenticità fa riferimento alla possibilità di verificare con assoluta certezza l’autore del documento, dunque la veridicità di questo. La caratteristica dell’integrità invece si riferisce all’inalterabilità del documento, che non deve essere modificato nel corso degli anni: il sistema di archiviazione sostitutiva da normativa deve preservarlo da guasti, compromissioni o manomissioni. Il CAD parla anche dell’affidabilità del documento, con riferimento alla garanzia di sicurezza offerta dal documento, il quale assume valore probatorio in caso di contenziosi. La leggibilità è garantita dall’utilizzo di formati digitali che lo rendono sempre fruibile: chiunque, in qualsiasi momento, deve poter essere messo nelle condizioni di interpretare il documento. Allo stesso modo, la caratteristica delle reperibilità consente di trovare rapidamente un documento, di poterne estrarre una copia conforme da esibire, dimostrandone la validità attraverso la certificazione del processo di conservazione adottato. 

Archiviazione sostitutiva normativa, i vantaggi 

Considerando gli aspetti normativi legati al CAD, la digitalizzazione del processo di archiviazione e le possibilità offerte dalle innovazioni per la gestione documentale rappresentano una totale rivoluzione rispetto al passato. Per fare un esempio banale, basti pensare alle condizioni di conservazione dei vecchi faldoni cartacei, che venivano custoditi in archivi fisici come comuni armadi. Un’infiltrazione d’acqua, una variazione particolare nelle condizioni di conservazione, un incendio o semplicemente i segni del tempo potevano facilmente rendere inutilizzabili papiri contenenti anni e anni di memoria documentale. Questo avrebbe significato ovviamente un grosso danno per il possessore e i soggetti coinvolti. Oggi, con l’archiviazione sostitutiva normativa, i documenti sono al sicuro con benefici per la propria operatività professionale. 

 Avvalersi della conservazione a norma dei documenti non deve essere interpretato come un mero adempimento per adeguarsi alle regole e non avere problemi, come sanzioni o procedimenti giuridici e amministrativi. Infatti, oltre a mettere al riparo da possibili noie burocratiche il titolare dei documenti, avere la possibilità di custodirli con cura permette di risparmiare tempo e denaro. I dipendenti di uno studio o di un’impresa potranno dedicarsi ad attività più strategiche, senza perdere ore preziose a cercare un foglio di carta, magari conservato in un appartamento adibito ad archivio lontano dal proprio ufficio. Si potrà rispondere velocemente alle esigenze dei clienti fornendo tutto il materiale documentale richiesto. Lo stesso in caso di audit, dando prova di efficienza e competenza.  

Archiviazione sostitutiva normativa, attenzione alla sicurezza 

Dal punto di vista della sicurezza, inoltre, non si può trascurare l’aspetto legato alla data protection. Il regolamento europeo GDPR pone ferree difese normative a tutela dei dati particolari, prevedendo che chi li tratta debba adottare idonee misure per preservarli. Un file salvato su desktop può essere facile preda di un esponente del cyber crime, magari a causa di un incauto lavoratore che ha cliccato su una mail di phishing. Un faldone può essere sottratto o perso. Ma i documenti conservati in un sistema di archiviazione digitale secondo normativa vengono protetti da soluzioni infrastrutturali volte a impedire qualsiasi violazionemonitorando la situazione costantemente.