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Hai l’esigenza di condividere documenti in videoconferenza aziendale? Ecco cosa ti serve

6 Aprile 2022

La videoconferenza aziendale è ormai uno degli strumenti più utilizzati a supporto del nuovo paradigma operativo digitale che si è affermato a seguito della pandemia: comunicare, collaborare, fare riunioni, condividere lo schermo con gli altri interlocutori e scambiare documenti da remoto e in mobilità è fondamentale per mantenere la business continuity nell’era dell’hybrid workspace. Se, da un lato, il nuovo ambiente di lavoro fluido, senza vincoli di spazio e tempo, offre evidenti vantaggi dal punto di vista della produttività, dall’altro pone i responsabili aziendali di fronte a due sfide chiave: l’esperienza d’uso deve essere il più possibile semplice e fluida, mentre la sicurezza dei dati condivisi deve rispettare i più alti standard normativi. Vediamo nel dettaglio perché è fondamentale rispettare entrambi questi principi quando si condividono documenti in videoconferenza aziendale e cosa fare per centrare appieno il duplice obiettivo. 

La user experience per una videoconferenza aziendale di qualità: i problemi da affrontare 

Il primo aspetto da considerare è quello della qualità dell’esperienza d’uso: consigli di amministrazione e riunioni in videoconferenza aziendale devono poter essere condotti facilmente e replicare la naturalezza degli incontri di persona. Per condividere efficacemente i documenti con tutti i partecipanti ai meeting online, quindi, occorre innanzitutto poter contare su un’interfaccia progettata per una navigazione ottimale da qualsiasi dispositivo: pc, tablet o smartphone che sia. Affinché le interazioni tra le persone connesse siano produttive e soddisfacenti, tutti gli utenti dovrebbero inoltre poter contare su un collegamento di rete potente e veloce: un requisito, questo, che non sempre può essere soddisfatto in smart working, soprattutto quando ci si connette da reti domestiche o mobili. Il rischio è di incappare in rallentamenti e intoppi nella stabilità audio e video: eventualità che finiscono per compromettere irrimediabilmente la buona riuscita dei meeting nel loro complesso.

Sicurezza e riservatezza dei dati: le criticità delle videoconferenze tradizionali 

La seconda criticità da affrontare è quella relativa alla protezione dei dati. Anche durante le riunioni online, infatti, è necessario condividere documenti ufficiosi, contratti in elaborazione e informazioni riservate: per farlo, però, le aziende utilizzano spesso le più diffuse soluzioni di videoconferenza aziendale senza prestare particolare attenzione ad aspetti cruciali per la tutela dei dati e il rispetto delle normative. Qualche esempio? I link di accesso alle riunioni e relative credenziali – quando ci sono – vengono inviati su canali non affidabili (social compresi); non si conoscono i livelli di sicurezza e protezione delle piattaforme nonostante siano utilizzate per condividere documenti riservati; non si sa dove siano geograficamente collocati i server del fornitore del servizio e, quindi, di fatto, dove transitino i propri dati aziendali. Si tratta, evidentemente, di scenari che vanno assolutamente evitati per non incorrere in problemi di sicurezza. In considerazione di questi aspetti, è evidente quanto la soluzione di videoconferenza aziendale debba essere integrata con un sistema predisposto per rispettare i più alti standard di tracciabilità e conformità normativa di tutto il ciclo di gestione documentale. 

Nei prossimi paragrafi, vediamo cosa serve per vincere queste due sfide e abilitare una condivisione documentale di livello superiore durante ogni videoconferenza aziendale.

Esperienza d’uso: i requisiti necessari per una videoconferenza aziendale fluida 

Sappiamo che per offrire un’esperienza d’uso al passo con i tempi è importante dare la possibilità agli utenti di condurre o partecipare alla videoconferenza aziendale anche da un semplice smartphone e attraverso un collegamento internet di base, ma come riuscirci? La chiave è implementare una soluzione integrata che consenta di utilizzare da qualsiasi dispositivo la funzionalità di videoconferenza aziendale, senza uscire dall’ambiente di gestione documentale della piattaforma stessa. Una ulteriore funzionalità che può migliorare notevolmente l’efficacia delle riunioni è la possibilità di collegarsi alla videoconferenza aziendale attivando soltanto l’audio del telefono, ottenendo così una qualità più alta di quella che si avrebbe con una connessione internet e consultando i documenti caricati sul proprio dispositivo sincronizzati in tempo reale con quelli di tutti gli altri partecipanti). Il tutto, ovviamente, deve avvenire attraverso un’interfaccia semplice, gestibile senza particolari competenze tecniche.  

Sicurezza: come proteggere i documenti condivisi in videoconferenza aziendale 

Una soluzione di videoconferenza integrata nel sistema di gestione documentale, gestita in conformità alle normative, permette di ovviare alle criticità di sicurezza elencate in precedenza e di evitare così i rischi di perdita o violazione dei dati (con tutto il relativo seguito di gravi conseguenze legali e reputazionali). In quest’ottica, la piattaforma ottimale di document management con videoconferenza aziendale integrata presenta precise policy di protezione, tra cui: 

  • tecniche avanzate di cifratura end-to-end
  • gestione dei livelli d’accesso alle risorse attraverso password e autenticazione a due fattori
  • conservazione dei log delle attività; 
  • marcatura dei documenti con filigrana personalizzata (per dissuadere eventuali malintenzionati dal distribuire contenuti non autorizzati); 
  • gestione dei dati all’interno di server di proprietà del fornitore della soluzione, secondo i più alti livelli di riservatezza, senza che nessuna informazione venga trasferita su server di terze parti. 

Tutte queste funzionalità – e molte altre – sono presenti all’interno della piattaforma AWDoc: uno strumento indispensabile per condividere da remoto e discutere in videoconferenza aziendale documenti e bozze di lavoro in maniera semplice e completamente sicura.

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