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Gestione elettronica documentale, il segreto del successo

10 Febbraio 2021

Alla base della digitalizzazione di qualsiasi processo aziendale, da quelli amministrativi e commerciali alla supply chain, vi è una corretta e puntuale gestione elettronica documentale. Contratti, offerte commerciali, ordini, e così via rappresentano le fondamenta su cui si costruisce l’attività di ogni impresa; quanto più si è efficaci nell’organizzare, catalogare e condividere le informazioni tanto più sarà possibile essere efficienti nel business. 

Gestione documentale elettronica, cos’è e cosa significa in termini di business 

Il workflow documentale deve essere all’altezza delle sfide di competitività (siano esse di produttività, prezzi, velocità di consegna eccetera) che i mercati, sempre più complicati, presentano alle aziende. Queste ultime devono perciò essere tempestive nel recepire le opportunità alla loro portata e altrettanto rapide nel valutare le proprie informazioni (storico delle offerte, dei contratti, presentazioni di prodotti, listini, solo per fare alcuni esempi) per comprendere cosa possono fare, in quali tempi e come ottimizzare il proprio operato. 

Con gestione elettronica documentale si intende il servirsi di tecnologie che consentono di avere sempre sottomano dati aggregati, aggiornati, indicizzati, un patrimonio di conoscenza cioè semplice da consultare e condividere, reso fruibile comodamente.  

Fare gestione documentale elettronica non si traduce nella sola dematerializzazione dei documenti cartacei, ma comporta un nuovo modo di condurre il lavoro che contempli procedure che prevedono l’uso di documentazione che nasce digitale e che non deve mai essere stampata (e questo è possibile introducendo programmi di firma elettronica, servendosi di soluzioni per il backup e la distribuzione di contenuti sicura, di conservazione digitale a norma eccetera). 

Software gestione documentale, ruolo e vantaggi in azienda 

La gestione elettronica documentale permette all’azienda di risparmiare il tempo e il denaro necessari per la gestione cartacea dei documenti, risorse sprecate per esempio nella stampa e archiviazione fisica da parte degli addetti. Avere un software completo (che offra anche la creazione di archivi digitali) consente di evitare le spese per gli spazi fisici ove riporre i fogli, di mettersi al riparo da rischi di errori umani che possano verificarsi nel ricercare e ricollocare i documenti garantendo, invece, immediatezza di consultazione delle informazioni. 

Le soluzioni per la gestione elettronica documentale più evolute integrano tecniche per la protezione dei dati (da quelle crittografiche in poi) in modo da assicurare l’inalterabilità dei documenti e la possibilità di essere conformi alle normative sulla privacy

Un archivio digitale opportunamente costruito, in pratica, restituisce in qualsiasi momento una fotografia completa e dettagliata di tutto quel che sta accadendo in azienda. 

Implementare soluzioni di gestione elettronica documentale significa inoltre predisporre quella base informativa necessaria per far funzionare applicazioni e servizi digitali innovativi e per implementare piattaforme di analisi dei dati che favoriscono l’elaborazione di insight (intuizioni originali sul mercato, ottimizzazione dei processi interni, customer experience, eccetera) utili ai decisori aziendali per innalzare il livello delle performance di ogni singolo processo e dell’organizzazione nel suo complesso. 

Gestione elettronica documentale in cloud 

Massima accessibilità ai dati, possibilità di lavorare da qualsiasi luogo senza dover tornare in azienda (o interpellare i colleghi) per portare a termine i propri compiti, fruire di tutta la documentazione possibile da sottoporre a clienti a partner ovunque ci si trovi: sono i principali vantaggi immediatamente riscontrabili quando si adotta una soluzione per la gestione elettronica documentale in cloud. Senza trascurare, tra l’altro, il fatto che il cloud non ha i limiti di spazio che caratterizzano il backup on premise. 

A questi, ovviamente, si devono aggiungere i risparmi, la flessibilità e la comodità tipici di qualsiasi software in cloud che, per sua natura, non richiede investimenti iniziali, è velocemente e facilmente scalabile, non necessita di manutenzione e assicura upgrade costanti offrendo tecnologia sempre all’avanguardia. 

I cloud provider per fornire i loro servizi si avvalgono di infrastrutture tecniche all’avanguardia e caratterizzate da policy di sicurezza che una singola organizzazione non sempre si può permettere. Tali fornitori devono infatti organizzare la propria proposta per poter accontentare una vasta platea di utenti e rispettare i più stringenti SLA – Service level agreement, è dunque loro interesse offrire la migliore tecnologia sul mercato.