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Gestione documenti online: ogni cosa a suo posto con AWDoc

7 Luglio 2021

La gestione documentale online è un processo comodo in grado di semplificare in maniera notevole il lavoro quotidiano di aziende e professionisti. Per garantire automatizzazione delle fasi dell’attività di creazione, condivisione e messa in conservazione dei file, nonché per aver certezza di dove si trovino atti e contratti, per fare ordine e beneficiare di un elevato livello di organizzazione, serve una soluzione informatica affidabile. L’app AWDoc consente di valorizzare al meglio i vantaggi della digitalizzazione per occuparsi del proprio patrimonio documentale, in modo facile e sicuro.  

Quali sono i benefici dell’utilizzo di AWDoc per la gestione documentale online 

L’app AWDoc può essere installata e utilizzata su qualsiasi dispositivo, come computer, tablet o smartphone. Questo aspetto rappresenta un vantaggio in quanto permette di gestire i propri documenti ovunque e in qualsiasi momento se ne presenti il bisogno, senza per forza dover essere in ufficio. In questo modo, si velocizzeranno i tempi delle procedure e si garantirà la business continuity della propria attività, anche qualora non ci si trovasse in sede o non si potesse essere presenti a un incontro. Un particolare che rende AWDoc una soluzione semplice e flessibile, utile per rispondere a ogni esigenza con rapidità

L’automatizzazione delle procedure poi riduce molto l’effort da parte dell’utente nelle diverse fasi della gestione documentale online. Per esempio, grazie all’integrazione dei sistemi, il documento trattato potrà essere inviato automaticamente al sistema di conservazione, dove verrà custodito in piena sicurezza nel rispetto delle norme del Codice dell’amministrazione digitale, senza che l’utente debba compiere alcuna azione. Per questo AWDoc si presenta come una soluzione facile da usare, per cui non è necessaria particolare formazione del personale. A supportare questo aspetto, AWDoc offre un’interfaccia user friendly e un cruscotto personalizzabile, per avere sempre tutto sotto controllo e a portata di mano.  

Sicurezza e organizzazione: in che modo AWDoc le garantisce 

Con AWDoc non si presenta il rischio di perdita di documenti o di difficoltà nel ricercarli. 

L’applicazione consente di tenere tutto in ordine, utilizzando la stessa metafora dell’archiviazione cartacea in fascicoli, faldoni e scaffali, ma con i vantaggi dell’ambiente virtuale. Infatti, l’alto grado di sicurezza della soluzione impedisce che i documenti possano essere deteriorati o contraffatti o sottratti, così come non possono essere persi. Cercare un atto diventa molto facile e veloce, il personale non avrà più bisogno di dedicare tempo a questi processi routinari e, al contempo, si risponderà in modo rapido alle richieste rintracciando proprio ciò che serve.  

Tutto viene gestito inoltre in totale sicurezza, garantendo la massima riservatezza dei documenti trattati. Non si tratta di un fronte secondario: AWDoc, infatti, è un’applicazione realizzata rispettando il principio di privacy by design previsto dal regolamento europeo GDPR, per cui sin dalla sua progettazione è stato considerato l’ambito della data protection. Questo non solo permetterà all’utilizzatore di essere conforme alla normativa, ma gli darà la sicurezza che anche le informazioni più sensibili, gestite attraverso la creazione e condivisione dei documenti, non saranno diffuse a soggetti non autorizzati, nemmeno per errore.  

Gestione documentale online, come funziona con AWDoc 

Dopo aver scelto il metodo di fruizione di AWDoc, disponibile “on premises” o come servizio applicativo cloud, si otterranno le credenziali d’accesso, che corrispondono al nome della propria organizzazione, allo username e a un codice PIN di un utente Amministratore, che avrà la possibilità di personalizzare il proprio ambiente, dopo aver cambiato le credenziali al primo accesso, definendo gli Utenti dell’Organizzazione, le Cartelle di lavoro e le varie caratteristiche di utilizzo. 

Per garantire la sicurezza, è importante fare attenzione a custodire in modo accurato questi dati. Dopo aver scaricato l’app, disponibile per tutti i sistemi operativi, tutti gli utenti, in pochi istanti, saranno perfettamente in grado di utilizzare AWDoc per la gestione documentale online

Sarà compito dell’Amministratore dell’Organizzazione distribuire a tutti gli utenti, su un canale ritenuto sicuro, le credenziali di accesso alla piattaforma. 

AWDoc potrà inoltre essere opportunamente configurata, su richiesta, per integrarsi con un sistema LDAP presente nell’Organizzazione, o per gestire in particolari contesti un processo di autenticazione a due fasi, mediante OTP di conferma inviata sul telefono associato all’utente. 

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