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Gestione documenti CDA: come tenere traccia delle attività e degli accessi con semplicità

9 Febbraio 2022

La gestione documenti del CDA richiede l’adeguamento a un elevato livello di sicurezza. La riservatezza delle informazioni contenute in verbali, comunicazioni e documentazione va difesa al massimo per evitare che dati sensibili oltre che strategici per l’azienda possano essere sottratti, perduti o danneggiati. Il monitoraggio degli accessi e il controllo delle attività attraverso un puntuale tracciamento sono priorità fondamentali da considerare nell’operatività di questo ambito. La trasformazione digitale del processo permette di implementare soluzioni in grado da un lato di proteggere la privacy e dall’altro di fornire ulteriori tutele sul fronte del valore legale e dell’autenticità dei documenti, in ogni fase compresa l’immissione nel sistema di conservazione. In particolare, una piattaforma in cloud che consenta di svolgere ogni operazione nello stesso ambiente virtuale offre le condizioni ideali per le esigenze del CDA.  

Gestione documenti CDA, i rischi per la sicurezza  

Nell’ambito di un Consiglio d’Amministrazione, sia per l’organizzazione della riunione che nel corso dello svolgimento della stessa e anche dopo, vengono scambiati numerosi documenti. Convocazioni, verbali, contratti e pratiche da condividere e controllare per essere sottoposte ad approvazione o bocciatura: carte, o file, dal contenuto altamente strategico per l’impresa, in cui si palesano gli indirizzi che si intende intraprendere, le aree di investimento, le riduzioni di budget, le nuove partnership. Informazioni estremamente riservate, che è importante tutelare al meglio. I rischi comprendono la sottrazione del documento o dei dati contenuti, oppure la perdita, magari perché era stato salvato senza particolari accortezze, o ancora che occhi indiscreti possano accedere a contenuti che non avrebbero dovuto essere condivisi. Una gestione dei documenti del CDA svolta in maniera superficiale può avere ripercussioni negative su tutta l’azienda: la rivelazione di informazioni riservate può portare a impatti sul mercato azionario, sulle decisioni degli stakeholder, favorire la concorrenza.  

La sicurezza, dunque, è un aspetto prioritario da valutare nelle attività documentali legate ai consigli d’amministrazione. La gestione cartacea dei documenti presenta fronti critici maggiori e più gravi rispetto all’operatività basata su una soluzione digitale. Ma non basta trasferire un processo in versione virtuale per migliorarlo: bisogna ridefinirlo, adottando i giusti strumenti innovativi e agendo sempre in compliance alla normativa, sia in materia documentale sia relativa alla data protection.  

Gestione documenti CDA, l’importanza di monitorare il processo 

Integrare nei propri sistemi aziendali una piattaforma in cloud che consenta di svolgere ogni operazione della gestione dei documenti del CDA nello stesso ambiente è il passo fondamentale da compiere per andare nella giusta direzione. In questo modo si eviterà di lavorare con strumenti ed ambienti virtuali misti, situazione che comporta rischi elevati per la sicurezza. Per esempio, dovendo fare il download dei documenti sul proprio computer per poi condividerli, magari per posta elettronica ordinaria, offre margini di attacco a criminali informatici, così come aumenta il pericolo di errori umani e di non avere chiaro chi abbia ricevuto o letto il contenuto del messaggio. Con una piattaforma cloud invece in qualsiasi momento e in qualunque luogo è possibile avere sempre il controllo di ogni passaggio della gestione documentale, verificare dove si trovino i documenti e accertare anche chi ci stia lavorando e con quali soggetti siano stati condivisi.  

A questa possibilità di monitoraggio si affianca il tracciamento di ogni azione che avviene nell’ambiente della piattaforma. Si potrà sapere con estrema chiarezza e in ogni momento chi ha letto un documento, verificare l’autenticità dell’identità di un soggetto cui si condivide un file. Per ulteriore sicurezza oltretutto, è bene prevedere una soluzione che permetta la personalizzazione dei livelli di accesso a date aree di lavoro o a particolari documenti, in modo da essere certi che possano fruire del contenuto solo le persone autorizzate. Fondamentale anche che lo strumento disponga di un sistema integrato e automatico di crittografia, per tutelare le informazioni ed evitare che la loro riservatezza sia compromessa.  

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