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Gestione documenti aziendali: semplifica lo smart working con AWDoc

17 Marzo 2021

Per garantire la continuità operativa della propria azienda senza intoppi attraverso lo smart working, è indispensabile uno strumento di gestione dei documenti aziendali capace di snellire i processi. Una soluzione, insomma, che permetta di rendere più semplice la quotidianità dei lavoratori a tutti i livelli, compreso il CDA. Una app utile per raggiungere questi obiettivi è il sistema AWDoc di AWTech. È così facile da utilizzare che non richiede l’intervento di tecnici IT per gestirne le impostazioni, inoltre può essere integrata con i sistemi aziendali e garantisce sicurezza e velocità in ogni fase dell’attività documentale.  

Gestione dei documenti aziendali: perché serve digitalizzare 

Se da un lato la pandemia di coronavirus ha accelerato la spinta verso la trasformazione digitale delle imprese, dall’altra ha fatto emergere fronti critici su cui è necessario intervenire per garantire al massimo la continuità operativa. L’implementazione dello smart working ha richiesto il ricorso a soluzioni informatiche per svolgere da remoto il lavoro che prima si faceva in ufficio. La gestione dei documenti aziendali è risultato un asset fondamentale per l’operatività. Infatti, avere la possibilità di occuparsi della creazione, condivisione, modifica e archiviazione di contratti, fatture, DDT e atti in modalità completamente digitale ha portato semplificazione e velocizzazione delle attività in una circostanza complessa come quella dell’emergenza sanitaria. 

Per far tutto ciò in modo efficiente però, è indispensabile scegliere con cura una soluzione digitale che, oltre ad avere ottime performance, sia anche di facile utilizzo, affinché la tecnologia diventi una leva di produttività e non un  intralcio. Il software AWDoc, firmato da AWTech, è stato realizzato proprio per essere user friendly. Chiunque lo può utilizzare in autonomia, senza incappare in ostacoli tecnologici complicati da superare. 

I vantaggi di AWDoc per la gestione dei documenti aziendali 

AWDoc può essere integrato facilmente con i sistemi aziendali ed è dotato di un’interfaccia utente intuitiva che dispone anche di un motore di ricerca. Un particolare importante, perché permette di ridurre i tempi di ricerca dei documenti e di reperirli velocemente in caso di necessità, senza perdere tempo e consentendo quindi ai lavoratori di svolgere più rapidamente le proprie mansioni. L’utilizzo di AWDoc risulta particolarmente utile anche per i Consigli di amministrazione, per la gestione di documenti di grandi dimensioni e per la velocità di risposta alle esigenze dell’utente: con AWDoc è semplice non solo trovare un particolare file, ma anche svolgere una ricerca testuale per individuare una specifica frase, in qualsiasi momento. Il sistema infatti è accessibile da qualsiasi dispositivo, anche mobile. Ad esempio, se nel bel mezzo di una riunione non si è davanti al proprio computer, tramite smartphone si potrà rintracciare il documento richiesto. La gestione dei documenti aziendali con AWDoc vede la semplificazione anche nella fase della modifica. Infatti, il sistema permette di apportare le modifiche opportune a un dato documento, tenendo traccia delle diverse versioni del testo.  

In generale quindi, AWDoc non è solo uno strumento che permette di adempiere agli obblighi di legge sulla corretta gestione documentale, ma migliora l’efficienza della propria impresa. Il suo utilizzo consente di ridurre gli sforzi del personale, velocizzando le procedure e facendo anche risparmiare: si pensi infatti al costo ingente dell’archiviazione tradizionale dei documenti cartacei, che viene evitata con la digitalizzazione.  

Sicurezza nella gestione dei documenti aziendali con AWDoc  

Utilizzando il sistema AWDoc si avrà la garanzia di condividere i documenti in piena sicurezza. Il sistema, infatti, oltre a prevedere diversi livelli d’accesso ai dati in modo da tutelare le informazioni e renderle disponibili solo agli autorizzati, è stato realizzato considerando il principio della privacy by design espressa dal regolamento europeo GDPR. Dunque, la soluzione è predisposta per la tutela dei dati personali e aziendali in conformità alla normativa di riferimento. 

La condivisione dei documenti avviene garantendo la massima riservatezza delle informazioni oltre che la certezza di usare canali sicuri, implementati per evitare vulnerabilità. Una garanzia ulteriore portata dalla digitalizzazione di processi.  

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