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Gestione documentale digitale riservata, ordinata e immediata con AWDoc

31 Marzo 2021

La sicurezza e la riservatezza sono valori imprescindibili della corretta gestione documentale digitale. Grazie alla scelta di una soluzione tecnologica come AWDoc di AWTech, le operazioni legate alla creazione, condivisione e conservazione di atti, contratti, cedolini dipendenti, libro inventari e altra documentazione importante per la propria professione o per l’azienda cui si appartiene possono essere svolte con la certezza che i dati e i contenuti siano adeguatamente tutelati e custoditi. Sistemi come la cifratura, la marcatura con filigrana, la firma digitale e la regolazione degli accessi sono gli strumenti per garantire i più alti livelli di affidabilità. In questo modo, anche i documenti più sensibili come per esempio i verbali del Consiglio d’Amministrazione, potranno essere gestiti senza la preoccupazione di violazioni, compromissioni o smarrimento. 

Gestione documentale digitale, semplificazione e ordine con AWDoc 

La gestione documentale digitale permette di abbandonare faldoni cartacei e archivi fisici in favore di sistemi capaci di rendere più semplice l’operatività di imprese, uffici amministrativi e liberi professionisti. Adottando adeguate soluzioni informatiche, infatti, è possibile organizzare al meglio le attività legate ai documenti con risparmio di tempo e denaro. Non si perderà più tempo, infatti, per reperire carte introvabili, per raggiungere archivi distanti o dover per forza incontrare di persona clienti e fornitori per sottoscrivere accordi o contratti. Con uno strumento di facile utilizzo come il software AWDoc di AWTech in pochi passaggi si possono concludere tutte le pratiche da remoto. Con questa soluzione l’ordine è una garanzia. Infatti, i file sono custoditi in modo ordinato in una libreria digitale che può essere personalizzata dall’utente secondo le proprie esigenze. I documenti, in questo modo, vengono organizzati e classificati di modo che possano essere reperiti in modo rapido e semplice in caso di necessità, come per esempio per rispondere prontamente a una richiesta da parte di un cliente o se si presentasse l’eventualità di una verifica da parte di un’autorità.   

AWDoc è stato pensato per portare semplificazione nelle attività, per questo è stato realizzato per essere una soluzione immediata e user friendly. Non sarà necessaria una particolare formazione del personale per imparare a sfruttarne le potenzialità, perché si tratta di uno strumento intuitivo e facile da utilizzare. Per esempio, l’organizzazione dei documenti può essere svolta caricando i file con una semplice azione di drag and drop, inoltre la propria raccolta digitale di documentazione può essere arricchita trasferendo quanto di interesse direttamente dall’email o da uno scanner. Per facilitare ulteriormente i processi coinvolgendo ogni fase della gestione documentale digitale, AWDoc può anche essere integrato con altri sistemi già utilizzati in azienda.  

La sicurezza: una priorità nella gestione documentale digitale con AWDoc 

La semplificazione, tuttavia, non deve essere confusa con una visione semplicistica della gestione documentale digitale. Al contrario, la priorità di AWDoc è garantire la riservatezza dei documenti custoditi nella propria biblioteca virtuale. La sicurezza è infatti una caratteristica fondamentale se si considera l’importanza strategica che alcuni documenti assumono per l’azienda, soprattutto se di carattere decisionale o relativi ad attività collegate all “governance” dell’impresa, come ad esempio i Consigli di Amministrazione. È importante quindi configurare limitazioni e diversi livelli d’accesso, regolati anche dal punto di vista temporale, per mettere a disposizione il materiale solo agli interessati o unicamente in un periodo di tempo stabilito, al fine di evitare che i file possano essere divulgati impropriamente. In quest’ottica, anche la condivisione del documento è un momento cui prestare la massima attenzione. Per questo, tutti i documenti archiviati su AWDoc sono nativamente cifrati e attraverso un sistema end-to-end vengono resi fruibili solo a soggetti autorizzati. La possibilità di inserire automaticamente una filigrana personalizzata con il nome del destinatario del documento protegge da copie non autorizzate. Adottando una soluzione come AWDoc, che nasconde all’utente la complessità tecnologica necessaria a garantire la sicurezza delle informazioni, si potrà quindi lavorare in serenità, ovunque ci si trovi e con la certezza che i propri documenti siano al sicuro.