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Firma digitale di documenti da qualunque dispositivo e con valore legale: facile con AWDoc

23 Marzo 2022

Abilitare la firma digitale dei documenti che circolano in azienda è un requisito chiave per supportare i flussi di lavoro nel digital workspace: in quest’ottica, è fondamentale permettere alle persone di sottoscrivere qualsiasi pratica, con pieno valore legale, da qualunque dispositivo, in maniera rapida e sicura. Sia l’efficienza delle attività amministrative che l’efficacia di riunioni e CDA, infatti, dipendono dalla gestione di una grande quantità di documenti che necessitano di essere validati da responsabili e funzionari, i quali, sempre più spesso, non si trovano fisicamente intorno allo stesso tavolo. AWDoc è la soluzione che permette di gestire in maniera paperless la validazione di questa mole di pratiche, in conformità alla normativa: una vera rivoluzione per tutta l’operatività aziendale.  

Firma digitale sui documenti facile e da qualsiasi dispositivo? La soluzione è AWDoc  

AWDoc è l’evoluto sistema di gestione documentale che permette alle figure abilitate di procedere alla firma digitale dei documenti, con pieno valore legale, indistintamente da desktop, smartphone o tablet (senza la necessità di utilizzare smart card o collegare chiavi USB). Il sistema prevede che gli utenti dotati di un certificato di firma valido – rilasciato direttamente da AWTech – possano essere configurati come firmatari di uno o più libri firma, ovvero fascicoli elettronici in cui vengono inseriti i documenti da validare che, a loro volta, possono avere più sottoscrittori. In pratica, per apporre la firma digitale sui documenti basta avere con sé soltanto lo smartphone che è stato registrato al momento dell’acquisto del certificato, ricordarsi il PIN da inserire e digitare la parola chiave ricevuta in tempo reale sul dispositivo e valida una tantum. Il sistema, all’interno della stessa interfaccia, nella stessa sessione e richiedendo quindi una sola volta la One Time Password, dà inoltre la possibilità di procedere con la firma digitale di documenti diversi, nei formati ammessi dalla normativa, ovvero PAdES o CadES.  

La firma digitale dei documenti ha pieno valore legale (e una sicurezza in più) con AWDoc 

La firma digitale dei documenti sottoscritta con AWDoc ha lo stesso valore giuridico di quella apposta attraverso l’utilizzo degli abituali programmi che richiedono l’impiego di lettori e dispositivi fisici. Ma non solo: rispetto a tali soluzioni, AWDoc può rappresentare un elemento di sicurezza in più, fungendo da provvidenziale back-up in caso di smarrimento o danneggiamento della smart-card o della chiave USB. La procedura di sostituzione del certificato di firma su questi strumenti, infatti, non è immediata e rischia di compromettere per diversi giorni la continuità operativa. Per chi si dota di AWDoc, invece, il problema non sussiste: grazie al certificato di firma remota, infatti, il sistema permette di apporre rapidamente la firma digitale sui documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, scongiurando il pericolo di incappare in scadenze e inadempienze.  

Gli altri 3 vantaggi che puoi ottenere abilitando la firma digitale dei documenti 

Inserito in un contesto di dematerializzazione documentale, anche il processo di firma digitale dei documenti garantisce una serie di vantaggi tipici del paradigma paperless. Ecco gli ulteriori benefici che si possono ottenere dall’implementazione di AWDoc. 

#1 Snellimento dei flussi di lavoro 

Essendo perfettamente integrabile con i sistemi informatici già presenti in azienda, AWDoc garantisce il massimo della flessibilità: i flussi di lavoro diventano subito più snelli, immediati e dinamici, al passo con le esigenze dell’hybrid workplace: Nel caso di pratiche ricorrenti, inoltre, il sistema permette di automatizzare la firma digitale di documenti in modalità massiva.  

#2 Riduzione dei costi 

Se ha valore legale, la firma digitale dei documenti è perfettamente sostituibile a quella tradizionale: non c’è più bisogno di stampare moduli e contratti su carta per effettuare la sottoscrizione autografa. Ed ecco che si riducono esponenzialmente i costi di carta, inchiostro e spedizione. 

#3 Più sostenibilità 

Questo terzo aspetto è strettamente collegato al precedente e rappresenta un requisito sempre più importante da tenere in considerazione: la sensibilità verso il tema ambientale, infatti, cresce giorno per giorno e rappresenta un parametro importante (anche) per garantire una buona reputazione aziendale.

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