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Conservazione sostitutiva PEC: problemi di scadenza e perdita contenuti? Ecco come fare

4 Febbraio 2022

La conservazione sostitutiva della PEC è un processo fondamentale da affrontare per non incorrere in gravi conseguenze legali. Mettere in sicurezza la posta elettronica certificata e gestirla secondo la conformità normativa significa riuscire a rispondere adeguatamente e rapidamente a eventuali controlli fiscali, notifiche da parte di Agenzia Entrate e Riscossioni, pratiche amministrative relative a contratti, comunicazioni con la PA, accordi commerciali e contenziosi giuridici. A fronte di questi scenari, quindi, per i responsabili aziendali, la conservazione sostitutiva della PEC rappresenta tanto una necessità quanto un grattacapo da dover gestire senza sapere bene da che parte cominciare: le imprese, infatti, generano quotidianamente una mole eterogenea di documenti complessi da organizzare. Atti scaduti, cancellati per sbaglio o ritrovati in ritardo a causa di una cattiva organizzazione della posta prestano il fianco a conseguenze anche molto spinose. Come evitare questi problemi? Lo scopriamo, passo passo, nei prossimi paragrafi.  

Problemi di scadenza e perdita di contenuti PEC: se li conosci li eviti 

Cerchiamo di capire, innanzitutto, quali sono le procedure sbagliate che possono mettere a repentaglio la sicurezza aziendale. Affinché la PEC sia considerata legalmente conforme occorre che la validità delle firme digitali in essa contenute sia dimostrabile anche dopo la scadenza dei relativi certificati di firma utilizzati. Contare sui file di log del provider non è sufficiente, poiché essi tracciano i movimenti avvenuti (tipicamente per trenta mesi) ma non il loro contenuto. La normativa vigente prevede che la PEC venga conservata dall’azienda, al pari degli altri documenti informatici, per almeno dieci anni. L’unica soluzione è la conservazione a norma. Nel caso in cui, invece, un messaggio vada accidentalmente perso perché non si utilizza un metodo sicuro e centralizzato di archiviazione, c’è poco da spiegare, le conseguenze sono chiare: è come perdere l’originale di un contratto firmato. In caso di necessità, provare la validità del suo contenuto diventa un’impresa a dir poco ardua. Con tutte le ripercussioni legali del caso. Eccoci giunti al punto: un sistema efficace di conservazione sostitutiva della PEC permette di cristallizzare la validità dei messaggi e metterli al sicuro, protraendone così la validità legale, ovvero la loro valenza probatoria di fronte a un giudice, in caso di contestazione. 

Sei certo di utilizzare il metodo più efficace per la conservazione sostitutiva della PEC? 

Sulla base delle premesse appena illustrate, è evidente quanto sia fondamentale integrare un sistema efficiente di conservazione sostitutiva della PEC, qualunque sia il metodo utilizzato in azienda per gestire questo tipo di corrispondenza. La via più semplice può sembrare quella di affidarsi al fornitore stesso: tutti i provider, infatti, permettono di integrare il pacchetto base con un sistema di conservazione a norma. Attenzione però: questa opzione, oltre a far lievitare anche in maniera consistente il costo complessivo del servizio, non offre funzionalità di archiviazione avanzate. E sappiamo quanto reperire rapidamente l’esatto contenuto di cui si ha bisogno sia fondamentale per avere subito tutte le carte in regola in caso di necessità: uno scenario, questo, possibile solo grazie a una funzionalità evolute di catalogazione dei messaggi. Non solo, dieci anni (l’arco temporale in cui vige l’obbligo di conservazione) sono lunghi e può succedere di dover cambiare fornitore: essere vincolati alla stessa figura anche sul fronte della conservazione sostitutiva della PEC può complicare ulteriormente le cose. 

Conservazione sostitutiva PEC sicura e funzionale: come ottenerla in 7 punti chiave 

Quali requisiti deve avere, dunque, un sistema di conservazione sostitutiva della PEC per essere sia sicuro che funzionale, garantendo rapidità e semplicità di utilizzo, ovvero la massima reattività in caso di bisogno?  

#1 Assicurare conformità normativa: innanzitutto, ça va sans dire, deve garantire una conservazione sostitutiva della PEC a norma di legge 

#2 Classificare i messaggi: un’efficace tassonomia ottimizza la normale attività di ricerca a testo libero della posta e relativi allegati (utile non solo a fronte di contenziosi ma anche nel lavoro quotidiano) 

#3 Centralizzare in un’unica piattaforma tutte le PEC permette di far gestire le caselle anche a collaboratori esterni autorizzati senza che questi ne conoscano le credenziali di accesso 

#4 Personalizzare i diritti di consultazione in base al ruolo fa sì che ognuno possa gestire efficacemente solo le comunicazioni di propria competenza 

#5 Stabilire criteri di archiviazione garantisce la conservazione sostitutiva della PEC solo per tipologie di messaggi predeterminati, evitando sprechi di risorse e costi inutili 

#6 Automatizzare i flussi di lavoro frequenti basati sulla corrispondenza verso funzioni aziendali specifiche ottimizza ulteriormente la produttività 

#7 Creare fascicoli predefiniti per una gestione immediata in caso di contenzioso permette di elaborare ed esibire più rapidamente i documenti richiesti, in base alle varie necessità 

Come ottenere tutti questi vantaggi in maniera semplice e conveniente? La soluzione è implementare un sistema indipendente di conservazione sostitutiva PEC, affidandosi a un partner esterno autorevole che sia in grado di implementare un sistema basato su un servizio multi-piattaforma e multi-account, equipaggiato con strumenti avanzati di analisi.