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Conservazione sostitutiva documenti: come farla al meglio e in regola

19 Maggio 2021

La normativa italiana attraverso la conservazione sostitutiva dei documenti offre a imprese e professionisti i parametri per mantenerne inalterate le caratteristiche e il valore legale nel corso del tempo. Solo infatti attraverso un preciso procedimento, avvalendosi dei giusti supporti digitali, è possibile garantire la sicurezza dei documenti e aver la certezza che siano sempre fruibili, facilmente reperibili e affidabili. Per raggiungere questo obiettivo servono adeguati strumenti informatici: adottare questi sistemi avrà oltretutto conseguenze benefiche anche su altri aspetti dell’attività aziendale, come per esempio la semplificazione delle procedure, una migliore gestione delle risorse e il risparmio di tempo nello svolgimento delle operazioni. 

Conservazione sostitutiva dei documenti, come essere in regola 

Il testo normativo di riferimento per comprendere in cosa consista la conservazione sostitutiva dei documenti è il CAD – Codice dell’amministrazione digitale. Emerge che la messa in conservazione consiste nel salvataggio su uno strumento digitale di documenti e fascicoli, i quali possono essere di tipologia differente come per esempio i contratti e i messaggi di PEC – Posta elettronica certificata. L’articolo 44 del CAD in particolare stabilisce che il sistema di conservazione deve garantire le seguenti caratteristiche dei documenti: 

  • autenticità, cioè deve essere in grado di conferire la certezza dell’autore del documento 
  • integrità, perché il documento non deve poter essere alterato o modificato 
  • affidabilità, in relazione alla sicurezza del documento 
  • leggibilitàin quanto il formato deve rendere sempre fruibile, anche in futuro, il testo 
  • reperibilità, garantendo la facilità nel trovare il documento ricercato ed eliminando il rischio che questo possa venir perso o cancellato, anche accidentalmente. 

A partire da questa data saranno abrogati il DPCM 13.11.2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici) e il DPCM 3.12.2013 (Regole tecniche in materia di sistema di conservazione) offrono un quadro completo su come le diverse fasi della gestione documentale devono essere affrontate in conformità al Codice dell’amministrazione digitale, dunque considerando anche la conservazione sostitutiva dei documenti. 

Le linee guida hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes. 

Si precisa per esempio che il sistema di conservazione in cui si deposita il documento informatico deve essere appositamente dedicato a questa attività. Non è infatti corretto ritenere adeguatamente conservato un documento semplicemente salvato in una comune memoria, come per esempio sul proprio PC. 

È importante quindi scegliere uno strumento appositamente creato per la conservazione, fornito da un provider affidabile. Le Linee guida Agid prevedono che i fornitori di tali soluzioni agiscano in conformità di norme standard riconosciute a livello internazionale, come per esempio la ISO/IEC 27001 che determina i parametri del sistema di gestione della sicurezza, oppure le raccomandazioni ETSI su come realizzare e gestire sistemi affidabili destinati a conservare elettronicamente le informazioni.  

Conservazione sostitutiva dei documenti in pratica 

Come spiegano le Linee guida Agid, il processo per la messa in conservazione dei documenti prevede l’acquisizione del file da parte del sistema, a cui deve seguire una fase di verifica per controllare che il documento sia in linea con le indicazioni normative. Nel caso così non fosse, il documento sarà rifiutato dal sistema di conservazione, altrimenti sarà generato un “rapporto di versamento”, che contiene un riferimento temporale. 

Il rapporto poi sarà sottoscritto con firma digitale da parte del responsabile della conservazione. Il tutto può avvenire in modo completamente automatizzato. Un’azienda o un professionista che si dovessero avvalere di uno strumento di gestione e archiviazione documentale, per esempio un’applicazione che consenta di gestire ogni fase del processo dalla creazione al deposito del documento informatico, non dovrà far nulla. Infatti, il software in automatico si preoccuperà di inviare al sistema di conservazione il documento sottoscritto, senza che sia richiesta alcuna azione particolare.   

Conservazione sostitutiva dei documenti, i vantaggi 

La conservazione sostitutiva dei documenti svolta secondo le regole previste dal CAD e spiegate dalle Linee guida Agid permette a chi ne usufruisce di ottenere delle benefiche conseguenze sulla propria operatività. Risulterà molto semplice infatti reperire un documento, un’azione che potrà essere svolta rapidamente in pochi passaggi rispondendo quindi prontamente a esigenze operative, a richieste di clienti, fornitori e avendo tutto a disposizione in caso di audit o controlli delle autorità. I file, infatti, saranno custoditi in modo ordinato come se si trovassero sugli scaffali di una libreria digitale.  

Inoltre, in ottemperanza al GDPR, la sicurezza delle informazioni sarà sempre garantita: i sistemi di conservazione sostitutiva dei documenti, infatti, sono predisposti alla tutela delle informazioni contenute, per esempio fornendo differenti livelli di autorizzazione all’accesso all’archivio documentale.