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Conservazione documenti aziendali: garantire tracciabilità e sicurezza

10 Marzo 2021

Fare conservazione dei documenti aziendali in digitale genera una serie di vantaggi nelle organizzazioni, siano queste pubbliche o private, permette risparmi sui costi e tempi di gestione dei flussi documentali e agevola un’impostazione più efficiente di singole attività o processi complessi. Tra i principali benefici che l’azienda sperimenta nell’adozione di strumenti software per conservare il proprio patrimonio informativo vi è la possibilità di avere un supporto concreto nella tracciabilità dei processi documentali e nell’abilitazione di una gestione delle informazioni sicura e affidabile, che permetta di essere pienamente conformi alle normative sulla privacy e sulla protezione dei dati.  

Conservazione documenti aziendali, come e perché  

Sono tantissime le ragioni per cui un’azienda decide di digitalizzare i propri documenti: vi sono le imposizioni legislative (si pensi all’obbligo di fatturazione elettronica, oppure a quello di utilizzare l’NSO – il Nodo Smistamento Ordini gestito dall’Agenzia delle Entrate – per i fornitori degli enti sanitari eccetera), così come la volontà o la richiesta da terze parti di integrarsi nei processi della filiera di appartenenza, più in generale, per porre le basi del proprio percorso di digital transformation.  

Una motivazione forte è anche rappresentata dal bisogno di adeguarsi alle sempre più stringenti leggi sulla security dei dati, che inevitabilmente impattano tutti i processi aziendali. Dati sensibili, infatti, sono contenuti in tantissime tipologie di documenti che circolano negli uffici. Predisporre un documento informatico (sia esso nativo digitale, sia esso dematerializzato) si traduce nella possibilità di proteggere i documenti dal pericolo che vengano perduti, sottratti o utilizzati da persone che non dovevano averne accesso.  

Come organizzare la conservazione dei documenti aziendali a norma di legge  

Fare conservazione dei documenti aziendali non è predisporre un sistema di backup, AgiD (Agenzia per l’Italia Digitale) ha dato tutte le indicazioni necessarie per standardizzare il processo di archiviazione e stabilisce come identificare i file digitali e le relazioni che intercorrono tra loro, inoltre, ha individuato i dati (più precisamente i meta dati) e i codici che occorrono per rendere unici, autentici e validi per gli stessi fini i file digitali e quelli che sarebbero stati i loro omologhi cartacei.  

Un documento informatico, opportunamente predisposto secondo le regole definite nelle linee guida sulla conservazione digitale dei documenti informatici (tra l’altro recentemente aggiornate), pone al riparo dal rischio di perderne i contenuti, essi infatti saranno facilmente e velocemente reperibili, protetti da tecniche di cifratura e dal pericolo di danni di natura accidentale o intenzionale.  

Inoltre, sfruttando software evoluti per la conservazione dei documenti, sarà possibile garantire una costante tracciabilità dei processi documentali, mantenendo visibilità sulle modifiche che man mano vengono apportate ai file, inoltre tecniche software offrono l’opportunità di gestire in modo rapido e puntuale le prerogative di accesso, le regole per l’autenticazione degli utenti e quindi cosa questi ultimi fanno e quando su ciascun file.  

L’importanza della tracciabilità dei processi documentali 

La tracciabilità dei processi documentali è una delle funzionalità più strategiche offerte dalle soluzioni di document management digitale. L’obiettivo è garantire la massima visibilità di ogni procedura e abilitare livelli di sicurezza avanzati nella gestione del flusso informativo, linfa vitale dell’organizzazione. Il punto è proteggere e tutelare la riservatezza delle informazioni contenute all’interno delle pratiche che circolano in ufficio, nelle riunioni, sui tavoli dell’amministrazione o nei CdA. I documenti quotidianamente in lavorazione, che passano di mano in mano all’interno delle aziende, sono tantissimi: razionalizzarne la gestione è fondamentale per garantire la massima efficienza produttiva. In quest’ottica, sia il monitoraggio degli accessi che il controllo delle attività attraverso un preciso sistema di tracciabilità dei processi documentali aiuta ad avere sempre contezza di tutti i movimenti che avvengono all’interno dell’ecosistema operativo. Lo strumento chiave è rappresentato proprio dalle piattaforme di gestione documentale basate sul cloud: nell’ufficio paperless, infatti, questo tipo di soluzioni permette agli utenti abilitati di avere il controllo in tempo reale di ogni passaggio documentale, di verificare rapidamente dove si trovi ogni specifico file e di controllare chi vi abbia lavorato, con chi sia stato condiviso, quando e come sia stato modificato.  

Un’ulteriore opzione a sostegno della tracciabilità dei processi documentali è rappresentato dalla possibilità di apporre una filigrana personalizzata contenente il nome del destinatario su ogni documento condiviso: questa marcatura, di fatto, funge da deterrente per la fuga di notizie poiché permette di individuare con certezza eventuali responsabili. 

Insomma, grazie alle varie opzioni di tracciabilità dei documenti, nulla è lasciato al caso. E ogni singolo dato è sotto controllo.  

Gestione documentale e sicurezza: i requisiti chiave per una soluzione davvero affidabile 

In merito alle strategie e agli strumenti da adottare per garantire la solidità del connubio tra gestione documentale e sicurezza, però, non basta garantire la tracciabilità dei processi per mettere al sicuro il business. Una soluzione realmente efficace di document management, infatti, deve garantire anche una protezione avanzata da eventuali attacchi malevoli come quelli dovuti a cryptovirus o malware. Il binomio gestione documentale e sicurezza, dunque, deve essere sostenuto anche da avanzate tecnologie di protezione dei dati e stringenti policy di accesso, come per esempio: 

  • accesso attraverso credenziali per gli utenti esterni, che possono essere revocate in qualsiasi momento; 
  • una data di scadenza automatica per ogni documento condiviso: in questo modo la visibilità viene impostata per un periodo di tempo limitato;  
  • cifratura automatica end-to-end di tutte le informazioni e di tutti i documenti presenti nel sistema, per una gestione documentale in sicurezza basata sulle più avanzate tecnologie crittografiche; 
  • log di tutte le attività effettuate sul sistema da parte dei soli utenti autorizzati; 
  • protezione degli accessi con password gestite dal sistema e two-factor authentication
  • backup automatico quotidiano dei documenti. 

Tutte queste azioni a sostegno di gestione documentale e sicurezza devono essere messe in atto anche per garantire la piena conformità alle normative in materia di privacy e protezione dei dati: nel prossimo paragrafo vediamo tutto quello che c’è da sapere in merito a GDPR e conservazione dei documenti paperless.  

Il GDPR e la conservazione documenti digitali  

La digitalizzazione della gestione documentale e la conservazione digitale dei documenti aziendali impatta tantissimi processi e fa circolare dati personali in azienda e al di fuori dei suoi confini. La conservazione stessa e la privacy sono dunque strettamente collegate.  

Quando si parla di gestione documentale e sicurezza, immaginare che l’identità del documento sia garantita al 100 per cento è utopistico, il GDPR – General Data Protection Regulation, illustrando le regole proteggere privacy, libertà e diritti dei cittadini, obbliga l’uso della crittografia in caso di digitalizzazione dei documenti che contengano dati sensibili (una tecnologia che deve riguardare non solo il file in sé, ma anche la sua trasmissione).  

Un documento, inoltre, deve essere conservato unitamente alle autorizzazioni al trattamento dei dati personali che contiene e, se serve, anonimizzare o oscurare alcune informazioni per cui gli interessati non hanno dato l’assenso all’utilizzo.  

Il GDPR mette poi le aziende in guardia dal pericolo che le informazioni non possano essere rintracciate quando necessarie (si pensi a tutti gli obblighi del titolare del trattamento dei dati se si verificano problemi).  

I software per la conservazione dei documenti aziendali devono facilitare (e se serve guidare e supportare) tutte le operazioni necessarie per essere GDPR compliant e, nel caso malaugurato di un data breach, essere veloci nel recuperare tutti i dati necessari ai responsabili della sicurezza e alle autorità di competenza.