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Conservazione documenti aziendali: garantire tracciabilità e sicurezza

10 Marzo 2021

Fare conservazione dei documenti aziendali in digitale genera una serie di vantaggi nelle organizzazioni, siano queste pubbliche o private, permette risparmi sui costi e tempi di gestione dei flussi documentali e agevola un’impostazione più efficiente di singole attività o processi complessi. Tra i principali benefici che l’azienda sperimenta nell’adozione di strumenti software per conservare il proprio patrimonio informativo vi è la possibilità di avere un supporto concreto nell’essere conformi alle normative sulla privacy e sulla sicurezza e protezione dei dati. 

Conservazione documenti aziendali, come e perché 

Sono tantissime le ragioni per cui un’azienda decide di digitalizzare i propri documenti: vi sono le imposizioni legislative (si pensi all’obbligo di fatturazione elettronica, oppure a quello di utilizzare l’NSO – il Nodo Smistamento Ordini gestito dall’Agenzia delle Entrate – per i fornitori degli enti sanitari eccetera), così come la volontà o la richiesta da terze parti di integrarsi nei processi della filiera di appartenenza, più in generale, per porre le basi del proprio percorso di digital transformation

Una motivazione forte è anche rappresentata dal bisogno di adeguarsi alle sempre più stringenti leggi sulla security dei dati, che inevitabilmente impattano tutti i processi aziendali. Dati sensibili, infatti, sono contenuti in tantissime tipologie di documenti che circolano negli uffici. Predisporre un documento informatico (sia esso nativo digitale, sia esso dematerializzato) si traduce nella possibilità di proteggere i documenti dal pericolo che vengano perduti, sottratti o utilizzati da persone che non dovevano averne accesso. 

Come organizzare la conservazione dei documenti aziendali a norma di legge 

Fare conservazione dei documenti aziendali non è predisporre un sistema di backup, AgiD (Agenzia per l’Italia Digitale) ha dato tutte le indicazioni necessarie per standardizzare il processo di archiviazione e stabilisce come identificare i file digitali e le relazioni che intercorrono tra loro, inoltre, ha individuato i dati (più precisamente i meta dati) e i codici che occorrono per rendere unici, autentici e validi per gli stessi fini i file digitali e quelli che sarebbero stati i loro omologhi cartacei. 

Un documento informatico, opportunamente predisposto secondo le regole definite nelle linee guida sulla conservazione digitale dei documenti informatici (tra l’altro recentemente aggiornate), pone al riparo dal rischio di perderne i contenuti, essi infatti saranno facilmente e velocemente reperibili, protetti da tecniche di cifratura e dal pericolo di danni di natura accidentale o intenzionale. 

Inoltre, sfruttando software evoluti per la conservazione dei documenti, sarà possibile tenere costantemente traccia delle modifiche che man mano vengono apportate ai file, inoltre tecniche software offrono l’opportunità di gestire in modo rapido e puntuale le prerogative di accesso, le regole per l’autenticazione degli utenti e quindi cosa questi ultimi fanno e quando su ciascun file. 

Il GDPR e la conservazione documenti digitali 

La digitalizzazione della gestione documentale e la conservazione digitale dei documenti aziendali impatta tantissimi processi e fa circolare dati personali in azienda e al di fuori dei suoi confini. La conservazione stessa e la privacy sono dunque strettamente collegate. 

Immaginare che l’identità del documento sia garantita al 100 per cento è utopistico, il GDPR – General Data Protection Regulation, illustrando le regole proteggere privacy, libertà e diritti dei cittadini, obbliga l’uso della crittografia in caso di digitalizzazione dei documenti che contengano dati sensibili (una tecnologia che deve riguardare non solo il file in sé, ma anche la sua trasmissione). 

Un documento, inoltre, deve essere conservato unitamente alle autorizzazioni al trattamento dei dati personali che contiene e, se serve, anonimizzare o oscurare alcune informazioni per cui gli interessati non hanno dato l’assenso all’utilizzo. 

Il GDPR mette poi le aziende in guardia dal pericolo che le informazioni non possano essere rintracciate quando necessarie (si pensi a tutti gli obblighi del titolare del trattamento dei dati se si verificano problemi). 

I software per la conservazione dei documenti aziendali devono facilitare (e se serve guidare e supportare) tutte le operazioni necessarie per essere GDPR compliant e, nel caso malaugurato di un data breach, essere veloci nel recuperare tutti i dati necessari ai responsabili della sicurezza e alle autorità di competenza.