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Conservazione digitale a norma e senza imprevisti con AWDoc

28 Aprile 2021

Trasferire senza criticità i file in un sistema di conservazione digitale a norma è facile utilizzando una soluzione gestionale come AWDoc. La piattaforma firmata AWTech è stata realizzata con l’obiettivo di semplificare e ottimizzare i processi legati ai documenti digitali, garantendone la riservatezza grazie ad alti livelli di sicurezza. L’automatizzazione dei passaggi a opera dello strumento non richiederà azioni particolarmente complesse all’utente, il quale al contrario potrà beneficiare di una riduzione dei tempi di ricerca dei documenti e di maggiore efficienza nell’organizzazione dei documenti e nella loro gestione. 

La gestione documentale è un processo che è in generale costituito da tre, fasi che riguardano la vita di un documento informatico: a) la formazione, ovvero la sua creazione con strumenti di produttitivà, attraverso l’integrazione con altri sistemi informativi o importato dai canali di comunicazione; b) la gestione, ovvero tutte le attività inerenti la sua classificazione, modifica, distribuzione, ecc…; la conservazione, ovvero l’implementazione delle procedure che ne garantiscono la fruizione nel tempo, con valore legale. 

AWDoc fornisce una soluzione unica per tutte queste fasi. 

Per la fase di gestione, AWDoc è uno strumento semplice e immediato, la cui interfaccia user friendly cela tuttavia un’alta qualità nel garantire la riservatezza dei documenti. Con questo strumento si possono gestire in tranquillità contratti, scambi relativi a trattative, piani strategici, compresi per esempio i file relativi alle riunioni del Consiglio d’amministrazione, senza il rischio di intrusioni o perdita dei dati. In adeguamento al GDPR, infatti, AWDoc ha implementato adeguate misure per prevenire la compromissione delle informazioni, un patrimonio aziendale che va preservato e tutelato. Per esempio, la soluzione prevede differenti livelli di accesso ai file, in modo che solo gli utenti autorizzati possano disporre del contenuto di particolari documenti. 

Conservazione digitale a normacome funziona 

La conservazione digitale a norma è il processo per cui un documento informatico viene trasferito in un sistema adeguato a garantire le caratteristiche indicate nell’articolo 44 del CAD – Codice dell’amministrazione digitale, cioè autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. È infatti fondamentale che il sistema di conservazione scelto sia idoneo ad assicurare il valore legale nel corso del tempo dei documenti custoditi. Questo significa che non basta affidare i propri documenti a comuni applicazioni di archiviazione o servizi cloud di memorizzazione gratuiti: è necessario scegliere strumenti specificamente pensati per la gestione documentale, che garantiscano alti livelli di tutela dei file, come AWDoc del provider AWTech. 

Si tratta di un sistema che consente di integrare e gestire in conformità alle regole tutte le fasi cruciali legate al documento informatico, cioè la sua creazione, la sua gestione e la conservazione digitale a norma. In modo completamente automatico, ed in conformità a quanto previsto dalle Linee guida Agid, AWDoc trasmetterà al sistema di conservazione il documento, senza che l’utente debba preoccuparsi di svolgere azioni complesse. 

Le tipologie documentali che sono candidate ideali per i processi di conservazione sono i documenti informatici che debbono essere conservati mantenendo la loro validità legale per un periodo di diversi anni, variabile in funzione della tipologia. 

AWDoc implementa nativamente i processi di conservazione a norma per le seguenti categorie documentali: a) Cedolini e fogli presenze; b) CU (certificazione Unica); c) Contratti di assunzione; d) Contratti Clienti; e) Contratti fornitori; f) Messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC). 

Il trasferimento dei file nel sistema di conservazione digitale a norma avverrà in modo automatico, una volta definite le cartelle dei documenti archiviati in AWDoc che sono candidati alla conservazione a norma. 

Per tutte le altre tipologie documentali, l’archiviazione in AWDoc consente di catalogare, ricercare e condividere i documenti, nella massima sicurezza e riservatezza, grazie al sistema nativo di cifratura, effettuando il backup periodico e le copie di sicurezza, in modo trasparente ed automatico. 

I documenti informatici depositati nel sistema di conservazione saranno come “congelati” e verranno inoltre approntate tutte le soluzioni tecniche necessarie affinché il formato sia sempre leggibile, l’origine sia certa e la reperibilità venga assicurata con facilità. Importante ribadire che l’utente non dovrà preoccuparsi di nulla di ciò: la possibilità di integrare AWDoc con il sistema di conservazione digitale a norma permetterà di automatizzare il processo di trasferimento e deposito, in seguito non serviranno input dall’utilizzatore perché la conservazione sia svolta in modo adeguato.  

Gestione documentale e conservazione digitale a norma con AWDoc, i vantaggi 

L’automatizzazione dei processi, che per esempio si riscontra come spiegato nel trasferimento autonomo del file dal gestionale al sistema di conservazione digitale a norma, è una delle caratteristiche più importanti di AWDoc. La soluzione è stata pensata appositamente per rendere più semplice l’operatività di imprese e professionisti, alleggerendo la quotidianità. Per utilizzarla non sarà necessario sottoporre il personale a una formazione particolare, perché si tratta di un sistema intuitivo, dotato di funzioni facili come, per esempio, il drag and drop dei file. I documenti saranno custoditi in un ambiente sicuro, in modo ordinato, cosicché con una veloce ricerca si possono reperire all’istante. 

L’obiettivo di apportare semplificazione nei processi si manifesta anche nella possibilità di gestire completamente da qualsiasi postazione collegata in rete ogni fase documentale. L’aggiornamento dei documenti, la loro condivisione e distribuzione possono essere svolti in qualsiasi luogo ci si trovi e in qualunque momento, con risparmio di tempo e di costi. La consultazione dei documenti in mobilità, da tablet e smartphone, permettere di rispondere alle esigenze dei propri interlocutori comodamente in pochi clic. Tutti questi aspetti, che AWDoc consente di ottimizzare con un unico strumento, avranno la conseguenza di rendere la propria realtà operativa più efficiente e affidabile.  

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