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Condivisione documenti online: la soluzione chiavi in mano per le aziende

23 Giugno 2021

L’esigenza di distanziamento personale dovuta alle restrizioni per la pandemia, ma anche le necessità dettate dagli impegni quotidiani e dal bisogno di velocizzare i processi, rendono la condivisione dei documenti online un imprescindibile strumento per la continuità operativa delle aziende e dei professionisti. Tuttavia, affinché questa fase della gestione documentale sia svolta con semplicità e in piena sicurezza, è necessario adottare una soluzione digitale appositamente creata per rispondere ai bisogni degli utenti, rendendo più facile il lavoro di ogni giorno. La piattaforma AWDoc va proprio in questa direzione, offrendo a chi la utilizza uno strumento immediato e completo in grado di garantire la riservatezza dei documenti trattati e la conformità normativa.  

Condivisione dei documenti online, i vantaggi di AWDoc 

Per condividere documenti online non è sufficiente la semplice mail, soprattutto se il materiale da mettere in comune è confidenziale, come nel caso di atti o accordi in fase di elaborazione e non ancora ufficialmente resi pubblici. Al fine di evitare rischi come la violazione o la perdita di informazioni, bisogna adottare una soluzione gestionale appositamente pensata per garantire alti livelli di sicurezza ma che al contempo sia molto semplice da usare, così da facilitare la sua introduzione nei processi aziendali. La piattaforma AWDoc è stata progettata proprio per avere queste caratteristiche, recependo l’esigenza delle aziende di poter disporre di uno strumento adatto a gestire ogni fase delle attività collegate alla produzione, diffusione, consultazione e ricerca dei documenti aziendali, con alti standard di sicurezza.  

AWDoc ha un’interfaccia facile da utilizzare, dalla quale si potrà accedere a tutte le funzionalità ed in brevissimo tempo si sarà subito operativi. I documenti aperti dall’interfaccia AWDoc, se se ne hanno i diritti, saranno modificabili nei rispettivi programmi di redazione (ad esempio MS-Office), ed una volta completata la modifica il documento potrà essere automaticamente aggiornato in AWDoc, che ne conserverà, insieme alle versioni, anche i riferiemnti a chi ha effettuato le modifiche. 

L’amministratore dei documenti avrà sempre il controllo delle attività su ogni documento e delle varie versioni prodotti. La piattaforma consente di impostare diversi livelli d’accesso ai documenti. Ogni utente potrà avere la propria area di lavoro personale, che potrà organizzare secondo le proprie esigenze, sfruttando l’applicazione AWDoc-Organizer. 

I documenti sono inserito in AWDoc suddivisi in “Categorie”, strutturate per rappresentare al meglio un’ontologia di classificazione attinente allo scopo dell’archiviazione. Ogni documento può essere associato a più Categorie e per ogni Categoria è possibile definire i livelli di accesso degli altri Utenti. Le funzioni di Ricerca operano a testo libero sul contenuto di tutti i documenti accessibili all’utente. 

Perché AWDoc è una soluzione semplice e sicura per imprese e professionisti 

L’applicazione  AWDoc può essere utilizzata da qualsiasi dispositivo: desktop, tablet o smartphone. Una caratteristica che la rende una soluzione estremamente flessibile, in grado di semplificare l’attività quotidiana e di garantire la business continuity. 

I documenti aziendali saranno infatti disponibili ovunque e da qualsiasi device, non saranno mai inutilmente duplicati per renderli accessibili a gruppi di utenti diversi o scambiarli con i propri corrispondenti o callaboratori. 

AWDoc è affidabile e sicura: include tutte le misure di sicurezza, come la cifratura dei documenti e l’adozione di un protocollo di comunicazione specificatamente progettato per evitare la necessità di utilizzare una VPN per accedere alle risorse aziendale. 

I dati saranno al sicuro, cifrati nel server AWDoc, soggetti ad un backup giornaliero, e non si correrà il rischio di incappare in criptovirus o altre minacce. Questo rende AWDoc conforme ai principi di privacy by design e by default previsti dal regolamento europeo GDPR in materia di protezione dei dati.  

L’utilizzo di AWDoc garantisce di operare in modo conforme alle indicazioni del GDPR, per quanto riguarda: 

  • la cifratura dei dati, soluzione nativa di AWDoc; 
  • gestione dei livelli d’accesso alle risorse; 
  • l’uso di password che proteggono i documenti; 
  • conservazione dei log delle attività, che consentono di tenere traccia di ogni azione compiuta sulla piattaforma, ed in particolare di individuare eventuali modifiche dei documenti.  

Utilizzando AWDoc per condividere i documenti online si avrà la certezza di trattare i dati in conformità alla normativa, evitando rischi, contestazioni e violazione dei dati.

Come funziona la condivisione dei documenti online con AWDoc 

I passaggi per condividere i documenti online con AWDoc sono pochi e semplici. 

  • Per prima cosa, bisogna ottenere le credenziali d’accesso (nome della propria azienda, username e PIN code che si riceve al momento dell’acquisto della piattaforma). 
  • In seguito, è necessario scaricare e installare l’app. Questa è disponibile sia per PC che Mac (MS-Windows e macOS), tablet e smartphone (IOS e Android). 
  • Il terzo step consiste nel definire gli utenti del sistema, assegnare loro i diritti di visualizzazione e organizzare le cartelle dei documenti. 
  • Infine, si caricano i documenti sulla piattaforma: a questo punto, il lavoro può iniziare.  

Il processo in totale richiede pochi minuti, dopodiché si sarà completamente operativi.  

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