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Condivisione dei documenti sensibili ovunque e in tempo reale: ecco come

3 Febbraio 2021

Sul mercato esistono diverse soluzioni per la condivisione documenti, spazi digitali dove collocare i propri file in modo che altri possano accedervi comodamente. Sono disponibili spazi gratuiti di questo tipo (che però possono avere delle limitazioni superabili a pagamento) così come servizi ad hoc per le aziende. Non bisogna infatti dimenticare che le organizzazioni di business devono valutare proposte che garantiscano massima sicurezza, soprattutto se hanno bisogno di archiviare e rendere disponibili a utenti selezionati documenti a valenza commerciale e giuridica, in generale, file che riportano dati sensibili e che devono essere gestiti secondo regole ben precise di privacy.

Il tema della condivisione documenti è risultato particolarmente delicato a partire dal momento in cui, per contrastare la diffusione del virus Covid19, si è reso necessario lo smart working e dipendenti e collaboratori per proseguire la propria attività dalle loro abitazioni avevano bisogno di recuperare le informazioni aziendali.

Condivisione documenti, è ormai indispensabile usare il cloud

Aumentare la produttività dei collaboratori garantendo loro di lavorare sempre e ovunque ci si trovi come in ufficio o addirittura meglio. Questa è la ragione principale per cui adottare soluzioni di condivisione documenti sul cloud è ormai imprescindibile per un efficace funzionamento delle attività.

Condividere in cloud significa infatti utilizzare tutti i dati aziendali, sempre aggiornati e sincronizzati in tempo reale, senza obbligare i dipendenti a scambiarseli, risparmiando loro, tra l’altro, la necessità di individuare e richiedere i documenti necessari, garantendo che le informazioni siano disponibili a vari livelli di consultazione.

Condividere documenti in cloud offre molteplici opportunità alle aziende, tra queste promuove e supporta il lavoro in mobilità, che non significa solamente fare ovunque il proprio lavoro ma anche creare processi nuovi. Per esempio, se i venditori hanno sempre a disposizione tutti i dati per produrre un’offerta, delineare le condizioni d’acquisto e capire le disponibilità di magazzino o valutare i tempi necessari per le consegne, possono portare a termine gli ordini direttamente presso il cliente. Questo significa velocizzare i processi e promuovere innovazione.

Condivisione sicura dei documenti

Le aziende sono spesso costrette ad affidarsi a un software di condivisione documenti enterprise per essere sicure di gestire i propri file in un modo che sia compliance alle normative sulla privacy, GDPR incluso.

Le soluzioni in quest’ambito infatti offrono tecniche di cifratura dei dati, sono in grado di gestire le password, consentono ai produttori dei documenti di impostare i privilegi di accesso di file o fascicoli e, parallelamente, di impostare quando e come devono essere resi visibili i documenti stessi. Alcune soluzioni di condivisioni documenti danno l’opportunità di marcare i file con filigrane personalizzate impedendo così copie o distribuzioni non autorizzate.

Non solo, tutte queste prerogative possono essere integrate con i sistemi di gestione dei processi già esistenti (o che si stanno creando nel proprio percorso di trasformazione digitale) in modo da avere sempre sotto controllo i flussi di scambio delle informazioni e quanto avviene nello svolgimento delle attività. Una possibilità preziosa considerando che in caso di data breach, oppure semplicemente di distrazione umana, sono recuperabili non solo i file eventualmente perduti o danneggiati ma anche i dati relativi a quanto è accaduto ai file stessi, chi li ha modificati, quando eccetera.

La tecnologia a servizio del processo di condivisione documenti, i vantaggi

La tecnologia per la condivisione dei documenti tipicamente si inserisce in una più vasta soluzione software per la gestione documentale digitale che consente di ricevere, acquisendolo da diverse fonti, protocollare, catalogare e poi gestire e distribuire tutto quel che occorre per lo svolgimento di tutti i processi aziendali.

Una tecnologia di questo tipo riduce drasticamente i costi di reperimento delle informazioni ma soprattutto favorisce la facilità di integrazione tra sistemi diversi (siano essi applicativi aziendali, canali di comunicazione eccetera).

Da tale facilità di integrazione traggono beneficio anche le applicazioni aziendali che, attraverso interfacce programmative, possono condividere con il sistema documentale la realizzazione di specifici processi organizzativi.