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Con AWDoc rispetti e garantisci la privacy dei documenti aziendali

9 Giugno 2021

La digitalizzazione dei processi di condivisione e archiviazione non solo apporta semplificazione nelle attività delle imprese, ma offre anche garanzie sulla privacy dei documenti aziendali. Servirsi infatti di soluzioni informatiche pensate per l’organizzazione documentale permette di superare tutti i fronti critici nell’ambito della data protection che invece si riscontrano con l’utilizzo della carta o di strumenti non adeguati. In questo contesto, il software AWDoc rappresenta un’opportunità per innovare la gestione di tali aspetti e tutelare appieno le informazioni, anche quelle più riservate, grazie a funzioni peculiari che pur nella loro semplicità di utilizzo lo rendono un programma sicuro e conforme  alla normativa europea sulla privacy, rappresentata in primis dal GDPR.  

Privacy documenti aziendali: a cosa bisogna fare attenzione 

La tutela dei dati e della riservatezza delle informazioni sono una priorità. Nell’occuparsi della gestione documentale, infatti, non bisogna mai trascurare i risvolti sulla privacy che i processi adottati possono avere. Lo dice il GDPR, il regolamento europeo sulla data protection, al quale chiunque svolga trattamenti di dati è chiamato ad attenersi. Le norme del regolamento però non vanno seguite solo per il timore delle ingenti sanzioni che la loro infrazione può portare: il GDPR è un’occasione per ridisegnare i processi interni con un’attenzione particolare alla sicurezza, un fronte che per l’aumento delle minacce e dei rischi sta assumendo sempre maggiore importanza per le aziende. Del resto, attraverso il principio di accountability, il GDPR introduce il concetto di responsabilità per professionisti e aziende, che sono tenuti a dimostrare concretamente la propria conformità alla normativa attraverso la nomina di figure specializzate e la produzione di documentazione specifica.  

Nello scegliere una soluzione informatica per organizzare i documenti è importante quindi valutare che questa garantisca la conformità alla normativa. Aspetti che si possono tenere in considerazione, per esempio, sono la possibilità di gestire in modo diversificato l’accesso alle informazioni predisponendo differenti livelli di autorizzazione per utenti o gruppi, ma anche di poter gestire il backup dei documenti in modo semplice e sicuro, nonché di condividere i documenti con facilità nella massima sicurezza, rendendoli oltretutto disponibili da qualsiasi dispositivo, anche in mobilità.  

Privacy documenti aziendali, con AWDoc conformità al GDPR garantita 

La soluzione di organizzazione documentale AWDoc è un esempio di strumento che garantisce la piena conformità al GDPR. L’applicazione rispetta il principio della “privacy by design” prevista dal regolamento europeo, racchiudendo tutte le soluzioni che consentono intrinsecamente la protezione dei dati, senza la necessità di dover utilizzare più prodotti software per le diverse esigenze, come la gestione degli accessi, la cifratura, la condivisione. 

Quest’ottica ha consentito di rendere AWDoc uno strumento in grado di garantire la massima sicurezza nella strutturazione e condivisione dei documenti sia verso utenti interni che esterni all’azienda. Non c’è il rischio di duplicazioni e, in pieno rispetto della normativa, le figure del titolare, responsabile e incaricato del trattamento sono preposti a vigilare attentamente sulla tutela dei dati.  

Utilizzando AWDoc si è in grado di dimostrare di aver attuato i provvedimenti richiesti dagli articoli 24 e 32 del GDPR, che prevedono per i titolari del trattamento di: 

  • attuare misure tecniche e organizzative adeguate ad assicurare la compliance al GDPR; 
  • essere in grado di dimostrare la conformità del trattamento dei dati al regolamento; 
  • aggiornare e rivedere le misure quando necessario; 
  • garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio. 

Privacy documenti aziendali, le caratteristiche di AWDoc 

Le caratteristiche funzioni di AWDoc che rendono possibile un livello di conformità al GDPR molto elevato sono: 

  • la possibilità di gestire in modo personalizzato gli accessi, proteggendo i vari livelli di autorizzazione con credenziali; 
  • la cifratura automatica del contenuto di tutti i documenti inseriti nel sistema, utilizzando tecniche che rispettano gli standard più avanzati di crittografia; 
  • il tracciamento di ogni attività svolta dagli utenti autorizzati attraverso i log; 
  • l’integrazione con soluzioni di firma digitale; 
  • il backup quotidiano automatico dei documenti; 
  • l’automatizzazione della gestione delle varie versioni dei documenti condivisi, che possono essere modificati dagli utenti: in questo modo si potrà sempre sapere chi ha modificato cosa; 
  • lo svolgimento in automatico della scansione delle caselle postali per l’estrazione e l’organizzazione dei documenti allegati; 
  • la possibilità di invio automatico dei documenti al sistema integrato di conservazione a norma.  

Questi elementi fanno di AWDoc una soluzione affidabile e matura, con la quale gestire in piena serenità la privacy dei documenti aziendali, senza necessità di particolari competenze tecniche, ottenendo anche immediati benefici nell’organizzazione delle informazioni e nella loro gestione all’interno ed all’esterno dei confini aziendali.

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