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Come scegliere il sistema di gestione documentale più adatto a te

7 Aprile 2021

Un sistema di gestione documentale è in grado di rivoluzionare del tutto l’operatività della propria realtà lavorativa. Non tutte le soluzioni digitali che si occupano di documenti però sono uguali: è importante quindi capire come scegliere lo strumento più adatto alle proprie necessitàSemplicità e flessibilità sono gli obiettivi da perseguire per snellire i processi interni e alleggerire il workflow, senza mai perdere di vista la sicurezza, soprattutto in relazione alla protezione di dati e informazioni in adeguamento alle normative sulla privacy.  

Sistema di gestione documentale, perché la semplicità è un valore 

Sul mercato sono presenti numerose proposte di software volti a occuparsi degli atti delle aziende. La dematerializzazione certo comporta vantaggi comuni dati dalla scelta di strumenti digitali al posto di anacronistiche soluzioni analogiche. Eliminare la carta dall’ufficio, infatti, significa innanzitutto risparmiare denaro, a cominciare dal non dover stanziare budget per risme di fogli e cartucce delle stampanti, nonché a risparmiare tempo per l’immediatezza che solo l’informatizzazione delle procedure è in grado di apportare alle attività quotidiane. Verrebbe allora da pensare che un sistema di gestione documentale vale l’altro e che non ci sono grandi differenze tra una soluzione e l’altra. Non è così.  

Soprattutto nell’ambito lavorativo dei professionisti e delle piccole e medie imprese, il valore principale da perseguire nella scelta è quello della semplicità. Una caratteristica da non intendersi come manifestazione di scarse funzionalità e poche risorse. Al contrario, è importante scegliere un sistema di gestione documentale che non nasconda i suoi pregi dietro a muraglie innalzate da tecnologie complicate da imparare a usare. L’IT deve essere veicolo di comodità, non un complesso ambito riservato a pochi esperti. Tutti in azienda, dal giovane nativo digitale al professionista veterano devono trovarsi nelle condizioni di poter beneficiare degli strumenti della digitalizzazione. A questo pro, nella scelta del sistema di gestione documentale è importante valutare la presenza di un’interfaccia user friendlycon comandi intuitivi e chiari, che sia integrabile nei sistemi aziendali per rendere ancora più facili i processi.  

Organizzazione e comodità con un sistema di gestione documentale 

Semplicità significa anche semplificazione delle proprie attività e mansioni. Un sistema di gestione documentale che consenta di occuparsi ovunque ci si trovi dell’organizzazione, archiviazione, condivisione e modifica di contratti, documenti fiscali e comunicazioni è una garanzia per la propria continuità operativa. Utile quindi valutare un sistema che disponga di una app e possa essere utilizzato da mobile, per occuparsi delle incombenze in qualsiasi luogo e dare pronta risposta ai propri interlocutori permettendo a tutti di risparmiare tempo.  

Oltretutto, i mesi di emergenza sanitaria, caratterizzati dalla chiusura delle attività produttive e dagli obblighi di distanziamento sociale per garantire la sicurezza, hanno portato a maggiore consapevolezza dell’utilità dello smart working. La gestione da remoto dei documenti si è rivelata fondamentale per la business continuity di aziende e professionisti. Per esempio, se non è possibile incontrarsi di persona per firmare un accordo, è possibile portare a termine i propri compiti grazie a un sistema di gestione documentale che consente l’utilizzo della firma digitale e che permette di condividere gli atti tenendo traccia delle modifiche. Uno strumento che semplifica molto le procedure anche in tempi normali, permettendo di svolgere rapidamente adempimenti amministrativi, contabili e fiscali e di dedicare più tempo ad attività più strategiche. Importante sotto questo punto di vista anche l’aspetto dedicato all’archiviazione e conservazione dei documenti, che all’occorrenza grazie al sistema digitale potranno essere reperiti in pochi passaggi. 

Con un sistema di gestione documentale la sicurezza non deve essere un optional  

Nella scelta del sistema di gestione documentale è importante valutare gli aspetti legati alla sicurezza. Poiché i documenti gestiti in un’azienda contengono dati sensibili sia per le persone che per l’impresa stessa, è fondamentale che la riservatezza sia un valore imprescindibile. Lo prevede anche la legge: il regolamento europeo GDPR tutela i dati e chiede che i sistemi siano sicuri per proteggere al meglio le informazioni. 

Un buon sistema di gestione documentale consente di implementare diversi livelli di accesso, di modo che non tutti possano consultare ogni atto. Questo è particolarmente utile anche per il CDA di un’azienda, che avrà così la garanzia di uno strumento capace di custodire con efficacia i propri verbali, gli accordi e le decisioni di natura riservata. Tutti i documenti sono cifrati e sono accessibili solo dagli utenti autorizzati. Importante poi prevedere misure anticontraffazione, per esempio adottando una soluzione che permetta di marcare con una filigrana personalizzata i documenti.