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Come modificare e condividere i documenti dei CDA anche da remoto

21 Aprile 2021

A partire dalla dichiarazione dello stato di emergenza relativo alla diffusione del virus Covid-19 sono state introdotte una serie di normative per regolare lo svolgimento delle assemblee ordinarie e straordinarie di società ed enti a distanza, naturalmente le restrizioni sono state estese anche ai Consigli di Amministrazione. Si è reso di fatto obbligatorio qualcosa tecnologicamente possibile da tempo, ovvero l’uso di mezzi di telecomunicazioni digitali per fare video conferenze e applicativi per la gestione dei documenti del CDA da remoto. 

La digitalizzazione della gestione documentale è un campo molto vasto che riguarda tutti i dipartimenti aziendali in cui le imprese stanno compiendo importanti passi. E questo perché, da un lato esse sono spinte da normative e imposizioni dall’esterno (partner di filiera eccetera), dall’altro in quanto digitalizzare i documenti su cui si basa la loro attività significa porre le fondamenta di quell’ottimizzazione dei processi promossa da una più efficace gestione e condivisione del patrimonio di conoscenza. 

Esiste perciò sul mercato una vasta offerta di piattaforme per la gestione documentale ma, per quanto riguarda i documenti del CDA, è importante fare riferimento a prodotti specifici, che offrano tutta una serie di funzionalità pensate appositamente per gestire documenti contenenti dati sensibili, molto spesso riservati, che devono essere adeguatamente protetti. Si tratta, più in generale, di software scritti per organizzare le riunioni, renderle il più efficienti possibile e parallelamente pensati per le esigenze del management che deve parteciparvi che, tra l’altro, in molti casi è abituato a una gestione tradizionale dei documenti (spesso inviati via mail o stampati) e che ha quindi bisogno di aver a disposizione uno strumento semplice e intuitivo

CDA senza carta, l’utilità della digitalizzazione dei documenti 

La digitalizzazione dei documenti è utile anche nel caso si voglia condurre il CDA in presenza, infatti consente di facilitare e rendere più rapidi tutti i passaggi necessari: dalla fase di organizzazione, a quelle di convocazione e distribuzione dell’ordine del giorno, fino alla creazione, approvazione e sottoscrizione dei verbali. 

Tutto questo significa ottimizzare la gestione degli incontri, risparmiare tempo ed eliminare rischi dovuti a dimenticanze o errori umani. 

Senza trascurare il fatto che promuovere riunioni senza carta significa essere un’azienda attenta alle problematiche di sostenibilità, che evita sprechi e offre una immagine di sé più moderna e smart, capace di servirsi delle ultime tecnologie per rinnovare i suoi metodi di lavoro. 

Software per la gestione dei documenti CdA, ecco cosa deve fare 

Il primo requisito fondamentale di un software per la gestione documenti CdA è che garantisca sicurezza e tutela della privacy dei dati, utilizzando avanzate tecniche crittografiche, secondo le normative più stringenti, incluso ovviamente il GDPR. 

Più nello specifico, ogni partecipante deve poter accedere a tutti e soli i documenti di sua competenza (in base alle policy dell’azienda) in base al proprio profilo (o ruolo) gestito in fase di amministrazione degli utenti da parte della Segereteria del CDA. 

In altre parole, gli amministratori di sistema devono poter gestire le autorizzazioni di volta in volta in modo da proteggere le informazioni. Se necessario, è importante che ci sia l’opportunità di personalizzare la documentazione, inserendo una filigrana che costituisca un deterrente alla copia. 

In relazione alla situazione attuale, indotta dall’emergenza sanitaria, è fondamentale che l’applicativo per i documenti CDA sia conforme al decreto “Cura Italia” convertito in legge nell’aprile 2020. 

Per essere davvero efficace, un software per la gestione dei documenti del CDA deve consentire di scrivere note, rendere visibili le modifiche istantaneamente e, se occorre, gestire anche materiale multimediale, audio e video. 

L’applicativo, sia erogato in cloud sia installato on premises, deve infine poter essere sfruttato su qualsiasi dispositivo e da qualsiasi postazione, in modo da rendere più agevole possibile il suo utilizzo.