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CDA in sicurezza anche da remoto con la gestione documentale avanzata

14 Aprile 2021

Un CDA in sicurezza, anche restando lontani, è possibile, grazie ai sistemi di gestione documentale digitale. L’emergenza sanitaria, con la conseguente esigenza di assicurare il distanziamento delle persone, ha fatto emergere nuove possibilità di applicare tecnologie di condivisione documentale, ideate per sfruttare al massimo funzionalità di comunicazione sicura e cifrata. Nelle imprese questo aspetto è rilevante a ogni livello, ma in particolare per le attività del Consiglio d’amministrazione, spesso strettamente legate agli indirizzi strategici da intraprendere e alla sottoscrizione di accordi utili per il benessere e l’accrescimento dell’impresa. Operazioni che vengono svolte anche attraverso lo scambio di documenti, i quali spesso contengono informazioni sensibili che non devono essere divulgate. Dunque, è indispensabile, se lo scambio non avviene di persona, che i canali utilizzati siano completamente affidabili. La digitalizzazione delle procedure di gestione documentale attraverso l’impiego di strumenti adeguati permette di raggiungere questi obiettivi.  

CDA in sicurezza, perché è fondamentale tutelarsi 

L’emergenza sanitaria ha avuto l’effetto di accelerare il percorso di trasformazione digitale del Paese, tessuto imprenditoriale compreso. Se la tecnologia prima del marzo 2020 era avvertita principalmente come una comodità, dopo è diventata un’esigenza imprescindibile. L’impossibilità di incontrarsi di persona per evitare il diffondersi del contagio infatti ha spinto professionisti, aziende e anche le pubbliche amministrazioni a innovare i propri processi, adottando soluzioni informatiche per tutelare la propria business continuity e l’erogazione dei servizi. È stato necessario applicare lo smart working e trovare soluzioni per svolgere da remoto riunioni e assemblee. A favorire questo iter è intervenuta anche la normativa, il Governo infatti con il decreto Cura Italia ha dato la possibilità di svolgere in via telematica queste incombenze.   

Tuttavia, un così improvviso ricorso alla tecnologia anche in ambienti dove non era sviluppata una piena consapevolezza dei vantaggi e dei rischi della digitalizzazione non è passato inosservato ai cyber criminali. Come spiegato dal rapporto Clusit presentato durante il Security Summit 2020 nel primo semestre dell’anno scorso gli attacchi sono aumentati del 7%., i criminali informatici hanno sfruttato il tema Covid-19 per sferrare le loro mosse, in particolare con le tecniche del phishing e del ransomware, in grado di essere innescati da un errore umano: per esempio, un incauto dipendente in smart working che dovesse cliccare in un link contenuto in una e-mail apparentemente innocua. È evidente, dunque, come la tutela delle informazioni sia un aspetto fondamentale, soprattutto in ambiti sensibili per un’azienda come le attività del Cda. Cruciale in quest’ottica fare in modo che le operazioni di gestione documentale siano svolte in totale sicurezza. 

CDA in sicurezza e in comodità con la tecnologia 

Perché ciò avvenga è innanzitutto importante essere consci che i rischi possono annidarsi anche dove sembrerebbe impensabile, come una e-mail inviata dal proprio amministratore delegato. Al di là della doverosa formazione del personale e dell’implementazione di idonei sistemi di cyber security e data protection, in ottemperanza anche al regolamento europeo GDPR, è importante affidarsi a strumenti appositamente pensati per una gestione documentale senza pericoli. Non è pensabile custodire nel proprio computer un documento riservato contenente dati rilevanti per l’azienda, significherebbe esporlo a possibili violazioni. L’adozione di una soluzione che permetta di organizzare, custodire e condividere in sicurezza i documenti è la chiave di volta per beneficiare dei vantaggi della digitalizzazione senza conseguenze negative. Ciò, per esempio, permette anche di svolgere il CDA utilizzando canali e protocolli di comunicazione digitali cifrati che garantiscono la totale riservatezza dei contenuti, anche da remoto.  

Una comodità che va oltre la mera esigenza causata dall’emergenza sanitaria. Nel “new normal” la digitalizzazione dei processi sarà la leva su cui puntare per mantenersi competitivi sul mercato, in quanto la tecnologia offre la possibilità di processi più rapidi, semplici e meno costosi rispetto ai metodi tradizionali. Comprenderne ora il valore significa essere pronti per il futuro.