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Catalogazione automatica dei documenti: sicura, veloce ed economica con AWDoc​

8 Giugno 2022

La catalogazione automatica dei documenti è una delle funzionalità più importanti per proteggere e ottimizzare l’inventario cognitivo di qualsiasi impresa. Oggi, infatti, le informazioni aziendali vanno trattate e conservate prestando la massima attenzione alla loro integrità e il perché è presto detto: la digitalizzazione porta con sé insidie che, se non adeguatamente gestite, rischiano di annullarne qualsiasi beneficio. I numeri non lasciano spazio a dubbi: nel nostro Paese, il crimine informatico sta diventando un fenomeno sempre più preoccupante e pervasivo, sia in termini assoluti sia in relazione al danno economico che può causare alle vittime. Secondo l’ultimo rapporto pubblicato dal CLUSIT a marzo 2022, per esempio, i cyber-attacchi sono aumentati del 10% rispetto a due anni fa. Ma non solo: oltre a crescere numericamente, le minacce diventano anche sempre più pericolose: il 79% degli attacchi rilevati nel 2021 ha avuto un impatto definito elevato (contro il 50% dell’anno precedente).  E non è tutto: a rendere questo scenario ancora più complesso, sussiste una serie di normative stringenti che impongono la massima attenzione in termini di privacy e protezione dei dati.  

Un sistema di catalogazione automatica per mettere al sicuro le informazioni aziendali 

Una gestione avanzata dei documenti aziendali digitali rappresenta dunque la leva su cui puntare per un business sicuro e conforme alle normative, a fronte di un patrimonio informativo vario ed eterogeneo, composto da documenti amministrativi, tecnici, legali, commerciali, e-mail e messaggi di posta elettronica certificata. In questo scenario caotico e complesso, un sistema efficace di catalogazione automatica, oltre a razionalizzare e facilitare il reperimento di dati nelle attività quotidiane, serve a mettere in sicurezza lo storico dell’azienda e a proteggere pratiche, contratti e corrispondenza. Un esempio su tutti: si pensi a quanto possa essere utile riuscire ad archiviare ed estrarre automaticamente documenti allegati alla PEC, spesso forieri di informazioni anche legalmente cruciali per il business. Non solo: la catalogazione automatica rappresenta un considerevole supporto anche per i processi legati alla Qualità e all’Audit, poiché semplifica e velocizza anche la ricerca dei documenti utili a tali fini. 

Cifratura integrata e backup automatico per una catalogazione automatica a norma 

AWDoc, il sistema completo di gestione documentale pronto all’uso firmato AWTech, riesce a soddisfare in maniera eccellente i requisiti necessari per mettere al sicuro tutto il capitale informativo aziendale con funzionalità evolute di catalogazione automatica. Questa soluzione presenta infatti standard di protezione di livello superiore: innanzitutto, consente di stabilire diversi gradi di autorizzazione, in modo tale che ogni dipendente possa consultare solo i documenti di sua pertinenza; in secondo luogo, garantisce massima visibilità su ogni azione effettuata dagli utenti all’interno del sistema. Tutte le informazioni conservate all’interno di AWDoc sono inoltre protette dalle insidie di eventuali cryptovirus e malware grazie a un sistema integrato di cifratura e da un backup automatico giornaliero. La gestione evoluta dei dati cifrati garantisce la massima protezione dal furto di informazioni e non obbliga a darne eventuale notifica entro i tempi stabiliti dal GDPR (ovvero 72 ore dal momento in cui se ne viene a conoscenza). Il risultato è una catalogazione automatica affidabile e conforme alla normativa.  

Non solo sicura, con AWDoc la catalogazione automatica è anche semplice e veloce 

Con AWDoc, la catalogazione automatica dei documenti viene effettuata all’interno di scaffali virtuali prestabiliti dall’organizzazione; ogni file può essere inserito, classificato o gestito con un semplice drag-and-drop.  In pratica, le persone devono solo ricordare cosa vogliono cercare: non devono necessariamente sapere dove quella data informazione si trovi all’interno della biblioteca virtuale. Sarà il sistema stesso, automaticamente, a individuare il record richiesto per restituirlo in pochi secondi all’utente. Tale ricerca può essere svolta in qualsiasi momento, sia da desktop che da smartphone o tablet: chiunque abbia l’accesso abilitato, quindi, può avere le informazioni che cerca letteralmente a portata di mano. Il cloud, in questo senso, è la tecnologia abilitante per antonomasia perché permette un accesso senza limiti alle funzionalità di catalogazione automatica: da qualsiasi luogo di connessione, in qualunque momento e con qualsiasi dispositivo. La user experience risulta così semplice e immediata: gestire tutte le fasi documentali in maniera centralizzata da un’unica applicazione semplifica e velocizza i flussi di lavoro, con evidenti vantaggi per la produttività.

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