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AWDoc: l’app per digitalizzare i documenti sensibili della tua azienda

12 Maggio 2021

AWDoc è l’applicazione disegnata da AWTech per gestire e organizzare i documenti digitali e renderli condivisibili in modo riservato. Si tratta di una soluzione chiavi in mano, utilizzabile da qualsiasi componente dell’azienda senza  dover ricorrere al supporto tecnico e sistemistico. 

La soluzione è disponibile in 3 versioni: Team, dedicata ai libri professionisti e ai piccoli gruppi di lavoro, Business ideale per le PMI ed Enterprise per rispondere alle esigenze specifiche delle organizzazioni più grandi. 

Come funziona l’app per la gestione digitale dei documenti di AWTech 

Grazie ad AWDoc è possibile accedere a scaffali virtuali stabiliti dal singolo utente, da gruppi di lavoro o dall’organizzazione nel suo complesso, in modo che ciascun collaboratore possa avere accesso al materiale di cui ha bisogno per svolgere la propria attività. 

Basterà un semplice drag and drop per classificare i file (ma anche messaggi di posta, PEC, eccetera) e quindi ciascun elemento dell’azienda potrà alimentare la biblioteca di AWDoc e procedere in caso di necessità alla conservazione sostitutiva. AWDoc infatti integra il servizio di conservazione a norma, rendendolo trasparente all’utilizzatore. Inoltre per dare piena validità legale ai documenti digitali integra anche funzionalità di firma digitale qualificata e tutto quanto occorre per essere conformi alle normative sulla materia. 

Una volta caricati in AWDoc, tutti i documenti saranno disponibili in tempo reale su tutti i dispositivi dell’utente (desktop, tablet, smartphone), in funzione dei permessi di accesso configurati, in modo tale che eventuali modifiche e note personali possano sempre essere sincronizzate

I redattori dei vari documenti possono poi decidere chi e come può intervenire sul materiale che decide di condividere. Ciò significa per esempio renderlo esportabile, stampabile, modificabile. Indipendentemente dalle cartelle in cui viene catalogato, il documento sarà presente una sola volta e, se modificato dagli utenti che ne hanno il diritto, sarà possibile gestire automaticamente le varie versioni prodotte ed associarle univocamente al redattore. 

La gestione dei diritti sui documenti è stata pensata affinché risulti semplice e intuitiva per tutti. 

Anche nel caso si vogliano organizzare riunioni (da meeting di produzione a Consigli di amministrazione) l’applicazione accompagnerà la gestione dei documenti necessari arrivando a creare in automatico l’ordine del giornoreso disponibile su AWDoc in tempo reale e quindi automaticamente aggiornato in caso di modifiche. AWDoc ha inoltre funzionalità di notifica della disponibilità di nuovi documenti, molto utili per la gestione di meeting. 

Data privacy, perché e come con AWDoc i documenti sono sempre protetti 

Il documento preso in carico da AWDoc è immediatamente cifrato (è usata la tecnologia di crittografia AES 256 bit/SSL) e può essere decifrato solo dagli utenti autorizzati. La cifratura è end to end, questo significa che neanche il vendor od il gestore del sistema cloud può accedere al contenuto dei documenti. Le chiavi di accesso, infatti, sono attivate al momento del set-up del prodotto direttamente dal Cliente. 

Per essere certi di condividere i documenti solo per il tempo necessario si può stabilire l’intervallo temporale in cui essi saranno visualizzabili, trascorso il quale i documenti saranno eliminati dalla disponibilità degli utenti. 

Per ostacolare duplicazioni o distribuzioni non autorizzate, tutti i documenti possono essere marcati con filigrana personalizzata su una o più pagine a seconda del bisogno. 

AWDoc rappresenta anche un aiuto importantissimo sul fronte della data privacy e dei relativi adempimenti normativi. La soluzione permette di creare un’unica struttura informatica cui si ha accesso con determinate credenziali (la app si occupa anche della gestione delle password complesse e del loro rinnovo secondo le normative). Consente, inoltre, di monitorare le attività e di rendere disponibile agli amministratori i report degli accessi e delle attività effettuate dagli utenti. 

AWDoc e GDPR 

Ecco qui di seguito riepilogate le funzioni specifiche offerte dalla soluzione pensate per la conformità al GDPR

Sono: gestione degli accessi, cifratura automatica, log di tutte le azioni svolte sul sistema, strumenti di firma digitale integrata, backup automatico giornaliero dei documenti, gestione automatica delle versioni dei documenti condivisi (è prevista la funzione per cui viene identificato il singolo utente che ha modificato la specifica versione di un documento condiviso in un flusso di lavoro) e la possibilità di inviare in automatico determinati contenuti al servizio di conservazione a norma. 

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