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Archiviazione sostitutiva PEC: lo use case per catalogare a norma

23 Febbraio 2022

L’archiviazione sostitutiva della PEC permette di assicurare nel tempo la validità legale dei messaggi di posta elettronica certificata inviati e/o ricevuti in azienda: nello specifico, è l’unica procedura valida da eseguire per garantire la conformità alla normativa relativa alla conservazione dei documenti digitali. In pratica, solo chi effettua una catalogazione a norma sarà in grado di utilizzare – sempre e comunque – i messaggi inviati e ricevuti con la PEC come documenti validi ai fini di un contenzioso giuridico. Inoltre i messaggi PEC sono a tutti gli effetti equiparati ad altri documenti informatici e, come tali, soggetti all’obbligo di conservazione per 10 anni. Proprio a fronte del ruolo così delicato che questo processo riveste, identificare una soluzione affidabile di archiviazione sostitutiva della PEC è oggi una delle priorità sui tavoli di amministratori delegati e responsabili aziendali. Chi si trova al vertice di un’organizzazione, infatti, ha quotidianamente a che fare sia con la documentazione che viene discussa nel consiglio di amministrazione, sia con pratiche legali e di valenza giuridica (come contratti o accordi commerciali) che devono essere gestite con tutte le tutele del caso. Occorre dunque identificare quanto prima una soluzione di archiviazione sostitutiva della PEC che garantisca sicurezza, tracciabilità e compliance normativa dell’intero ciclo di gestione documentale. Il tutto, senza dimenticare efficienza e semplicità di utilizzo: solo attraverso una user experience fluida e intuitiva, infatti, è possibile ottimizzare davvero i processi di gestione e conservazione documentale. 

Come catalogare a norma di legge? Le regole di archiviazione sostitutiva della PEC 

La posta elettronica certificata rappresenta ormai uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati tra aziende e professionisti e la mole di messaggi da gestire è in costante crescita: per questo motivo diventa sempre più complesso ma altrettanto fondamentale tutelare sicurezza e integrità di ogni e-mail, con relativi allegati. Per conservare in maniera giuridicamente regolare questi atti, però, non basta semplicemente salvare la corrispondenza in cartelle online o su hard disk esterni. Inutile anche stampare e creare archivi cartacei, come si farebbe con la documentazione analogica: non avrebbero alcun valore legale ai fini dell’archiviazione sostitutiva della PEC. Gli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile dispongono che scritture contabili e corrispondenza dell’azienda vengano conservate per dieci anni e la stessa prescrizione è riservata anche ai documenti informatici: nello specifico, per ottemperare alle indicazioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (articolo 44), a dover essere custodita è la ricevuta completa di consegna dei messaggi PEC. I provider, però, sono tenuti a registrare questi certificati per appena trenta mesi: ecco perché, per essere a norma, è fondamentale predisporre un sistema di archiviazione sostitutiva PEC che estenda ben oltre questo arco temporale la validità delle comunicazioni.  

5 cose da fare per abilitare una archiviazione sostitutiva PEC ottimale 

Come accennato in apertura, per essere pienamente efficace una soluzione di archiviazione sostitutiva della PEC deve garantire anche una maggiore agilità operativa: una caratteristica fondamentale sia nelle attività di routine che per reagire prontamente a fronte di eventuali contenziosi. Vediamo come ottenere sicurezza, conformità e facilità di utilizzo in 5 punti chiave: 

#1 Abilitare la gestione centralizzata delle caselle postali aziendali. 

#2 Fornire al personale autorizzato la possibilità di accedere al catalogo da qualsiasi luogo e da qualunque dispositivo (anche personale), in piena sicurezza. 

#3 Impiegare strumenti avanzati di analisi delle caselle a supporto di un utilizzo forense

#4 Razionalizzare l’organizzazione delle informazioni e predisporre un sistema di ricerca trasversale che comprenda tutte le caselle PEC aziendali. 

#5 Estrarre e archiviare automaticamente gli allegati (per una archiviazione sostitutiva PEC a prova di errore umano). 

Le caratteristiche di una soluzione efficace per l’archiviazione sostitutiva della PEC  

Per riuscire a ottenere tutte le funzionalità chiave elencate nel paragrafo precedente, la soluzione è implementare una piattaforma di archiviazione sostitutiva della PEC fornita da un partner esterno certificato di comprovata esperienza. In questo modo ci si svincola dai singoli provider di posta e si riesce a realizzare un’orchestrazione indipendente di tutto l’ecosistema PEC aziendale, ottenendo una gestione olistica della corrispondenza e piena visibilità su ogni documento.  L’elemento abilitante è rappresentato da un servizio applicativo che deve presentarsi in modalità multi-piattaforma e multi-account, oltre a essere integrato con strumenti avanzati di analisi multidimensionale e consultabile tanto da dispositivi mobili quanto via desktop. Il tutto, ovviamente, integrando le caselle di posta con le funzioni di conservazione a norma delle PEC a, in modo da prolungarne la validità per il periodo previsto dal legislatore.  

archiviazione documentale