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Archiviazione elettronica sostitutiva, come farla con efficienza

17 Febbraio 2021

Per sfruttare tutti i vantaggi della digitalizzazione nella gestione dei documenti, adempiendo agli obblighi imposti dalla normativa e semplificando l’operatività del proprio lavoro, è indispensabile dotarsi di una soluzione informatica per l’archiviazione elettronica sostitutiva. In questo modo sarà possibile velocizzare i processi, per esempio facilitando la ricerca e la condivisione del materiale, ma soprattutto garantire il rispetto dei principi espressi dal Codice dell’amministrazione digitale. Di conseguenza si può avere la certezza dell’inalterabilità nel corso del tempo dei documenti adeguatamente conservati nel sistema. Un aspetto importante è anche quello legato alla sicurezza: con un sistema di archiviazione elettronica sostitutiva, i dati sono protetti in conformità alla normativa europea espressa nel GDPR.  

Archiviazione elettronica sostitutiva, cosa serve 

L’archiviazione elettronica sostitutiva si mette in pratica attraverso la conservazione dei documenti su un supporto digitale appositamente realizzato per questo compito. Per essere in regola con la normativa in materia di conservazione documentale, infatti, non è sufficiente salvare i documenti sul desktop del proprio computer, un sistema che non offre garanzie migliori rispetto a stamparli e custodirli in cartelle e scaffali. Per procedere con efficienza, sono necessari strumenti informatici che siano in grado di offrire le garanzie previste dal CAD – Codice dell’amministrazione digitale per i documenti elettronici. 

Secondo la normativa, infatti, per essere a norma una soluzione di conservazione per i documenti informatici ne deve assicurare l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità. Solo così i documenti informatici saranno sempre disponibili e fruibili, anche in futuro dopo molti anni. Non si presenteranno spiacevoli situazioni in cui, per esempio, un testo non sia più leggibile perché deteriorato, così come sarà molto semplice rintracciare un particolare documento.  

Semplificazione e risparmio con l’archiviazione elettronica sostitutiva 

Questo approccio non deve spaventare ed essere subito da aziende e professionisti semplicemente come un complicato e noioso adempimento, uno tra i tanti obblighi operativi imposti. Al contrario, è un’occasione per spingere l’innovazione nella propria realtà lavorativaottenendo tutti i benefici della digitalizzazione. Il vantaggio principale di digitalizzare i processi di gestione documentale è la semplificazione delle procedure. Adottando un sistema per l’archiviazione elettronica sostitutiva che sia integrato con gli strumenti gestionali aziendali e offra un buon livello di automatizzazione, viene facilitata l’operatività quotidiana legata ai documenti. 

A questo si somma la velocizzazione delle operazioni: grazie all’archiviazione elettronica sostitutiva, si potranno gestire le attività di ricerca e condivisione dei documenti con rapidità. Di conseguenza, ci si potrà dedicare ad attività più significative per il proprio business senza perdere tempo in attività collaterali come recarsi fisicamente in un archivio per rinvenire un documento cartaceo risalente a molti anni prima. Non è da trascurare nemmeno il contenimento dei costi: per esempio evitando le spese per carta e stampanti. 

Archiviazione elettronica sostitutiva e sicurezza dei dati 

La data protection è un importante tema da considerare nell’affrontare la svolta digitale in azienda dotandosi di un sistema di archiviazione elettronica sostitutiva. Il regolamento europeo GDPR, infatti impone specifiche accortezze per tutelare le informazioni, soprattutto se si tratta di dati personali. Questo al fine di evitarne la sottrazione o la compromissione a causa di agenti diversi, come attacchi cyber, oppure errori umani o ancora danneggiamenti ai supporti tecnologici. I sistemi informatici dedicati alla conservazione a norma garantiscono un livello di sicurezza maggiore rispetto a metodi poco ortodossi come il salvataggio di un documento digitale su un hard disk. Tali sistemi specifici, infatti, sono realizzati da service provider che dispongono delle risorse e delle competenze necessarie per implementare idonee misure di sicurezza.  

Dal punto di vista operativo poi, la privacy può essere tutelata anche attraverso una regolamentazione degli accessi per livelli, che non consenta a chiunque di poter disporre dei documenti posti in conservazione.